Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Полезная информация на тему: "Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов", собранная из сети и предоставленная в удобном для чтения виде. По всем вопросам - обращайтесь к дежурному юристу.

Сопроводительное письмо к документам в налоговую образец

Автор: Колосков Дмитрий · 10.09.2019 2019-09-10

Содержание

Сопроводительное письмо в налоговую – это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

  • Высылаем Вам…
  • Направляем Вам…
  • Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма в налоговую

04.08.2013 № 08-13/048

На № 245 от 31.07.2013

Руководителю
ИФНС России № 2 по г.
Санкт-Петербургу
А.Н. Воронину

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:
1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.
2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.
3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.
4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.
5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Генеральный директор Величко Величко Л.П.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

Только эффективные сопроводительные письма!

Налоговые органы достаточно часто запрашивают у компаний уточнения по сданным отчетам, требуют пояснить данные, предоставленные в документах. Для того чтобы выполнить такое предписание или запрос, необходимо не только передать копии документов, но и составить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, в котором перечислить все передаваемые данные.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Общество с ограниченной ответственностью «Лама»
127106, г. Москва, Нововладыкинский проезд проспект, д.№5, офис 115
ИНН 7711111212, КПП 771111115, ОГРН 5071222221512

Исх. №32 от 18.10.2018г. ИФНС № 15

на № 1319 от 14.18.2018г. 127254,г.Москва,

ул.Руставели, д. 12/7

О предоставлении документов

В соответствии с требованием № 1319 от 14.08.2018г. о предоставлении документов, направляем в ваш адрес запрошенные документы в связи с проведением встречной проверки в компании – контрагенте «Журавушка».

  1. Счета-фактуры на 10 л. в 1 экз.
  2. Акты выполненных работ на 8 л. в 1 экз.

Главный бухгалтер ООО «Лама» Степанова Степанова А.А.

В данном случае поле «Исполнитель» может не заполняться.

Скачать сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов

Пример

Документ направляется в налоговый орган и относится к инструментам деловой переписки. Пункты его структуры выглядит так же, как и у обычного письма, встречающегося в деловом обороте.

Вы узнаете об особенностях составления документа, прилагаемого к доверенностям на доверителя, декларация, а также к ответу на требование налоговой службы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Для чего составляется?

Пояснительную записку пишут для сопровождения таких документов, как:
  • доверенность;
  • декларация (о сопроводительном письме к декларации узнайте тут);
  • уточненная налоговая декларация и другие (о написании письма к таким документам читайте здесь).

Такое сопровождение может служить и в качестве ответа на требование налогового органа предоставить какие-либо документы.

Цель предоставления

Письмо играет роль пояснения к подаваемым в налоговый орган документам. Причин предоставления информации в ФНС существует множество. Самые распространенные случаи:

  1. Ответное предоставление пояснения, связанного с получением письма из налоговой. Пояснение дается в целях проведения инспекцией камеральных проверок деклараций (п. 3 ст. 88 НК РФ).
  2. Пояснение заявителя о подаче в налоговую инспекцию уточненной налоговой декларации в связи с допущением ошибки (п. 1 ст. 80 НК РФ).
  3. Предоставление описи прилагаемых документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Сопроводительные письма облегчают и упорядочивают документооборот, так как:

  • предотвращаются споры, которые могут возникнуть относительно комплектности подаваемых бумаг;
  • упрощается работа канцелярии, занимающейся регистрацией принятых документов;
  • вносится ясность относительно цели направления в ИФНС документов;
  • принятые бумаги быстро доходят до нужного специалиста.

Оформление

Сопроводительное письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или представителем по доверенности. Указывается также должность, расшифровка инициалов и фамилия.

Обычно документ составляет работник ООО, именуемый в письме «Исполнитель». Заверяется бланк круглой печатью (при наличии). Если сопровождение направляется юридическим лицом, то оно составляется на фирменном бланке организации.

Из каких пунктов состоит?

Обязательные сведения выглядят так:

  1. Информация об отправителе (название, указание на организационно-правовую форму, юридический адрес, ИНН/КПП, контактный номер).
  2. Реквизиты ИФНС, в которую подаются бумаги.
  3. Дата направления документов и исходящий номер письма со ссылкой на реквизиты требования, полученного от налоговой инспекции.
  4. Текст с пояснением, составленный в свободной форме.
  5. Приложение в виде пронумерованного списка документов. Если приложений много, они указываются в прикладываемой к письму описи.
  6. Подписи уполномоченных лиц.
  7. Информация об исполнителе – инициалы и фамилия, контактный номер.
Читайте так же:  Обучающиеся не ликвидировавшие академическую задолженность

Сопроводительное письмо в бумажном виде не унифицировано. Если в нем содержатся все указанные реквизиты, можно считать, что документ оформлен правильно.

Письмо в электронном виде должно быть составлено по форме, утвержденной приказом ФНС РФ.

Пошаговое инструкция по заполнению

Сопроводительная записка к доверенности должна выглядеть таким образом:

  1. В правом верхнем углу листа пишется номер ИФНС, город, инициалы и фамилия руководителя, занимаемая должность. Если письмо составляется не на фирменном бланке, указываются также реквизиты отправителя.
  2. В левом верхнем углу указывается исходящий номер и дата составления. Если письмо является ответным, то обязательно указание номера запроса и даты его составления.
  3. По центру листа указывается наименование документа. Название должно выражать суть письма. В данном случае письмо нужно назвать «О направлении доверенности».
  4. Отступив несколько строк от названия, необходимо написать текст-пояснение. Первые слова должны быть «Направляем в Ваш адрес» или «Предоставляем Вам доверенность». Далее нужно указать все реквизиты доверенности и информацию о доверенном лице.
  5. Отступив несколько строк от основного текста, слева нужно указать должность уполномоченного лица. На той же строке посередине листа необходимо поставить подпись лица и печать организации. Справа должна находиться расшифровка подписи.
  6. В левом нижнем углу письма размещается информация об исполнителе.

Пункты 1, 2, 5 и 6 едины для всех видов сопроводительных писем.

К декларации

Назвать документ нужно «О направлении декларации».

Текст сопровождения можно написать так: «Направляем в Ваш адрес декларацию 3-НДФЛ за 2017 год».

Декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

О сопроводительных письмах к декларациям мы подробно писали в этих материалах, а о том, обязательно ли составлять данный документ к декларации по НДФЛ, вы можете узнать здесь.

К уточненной декларации

Назвать документ нужно «О направлении уточненной декларации».

Текст письма можно написать так: «Направляем в Ваш адрес уточненную декларацию 3-НДФЛ за 2017, составленную в связи с арифметической ошибкой, содержащейся в первичной декларации (указать свою причину).

Уточненная декларация 3-НДФЛ за 2017 год – на 6 листах в 1 экз.».

К ответу на требование

Назвать документ нужно «О направлении документов».

Пример письма к ответу на требование:

«Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от _ № _, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2017 года:

О том, как правильно заполнить такое письмо по НДС, мы писали в другой статье.

Создание дубликата

Перед подачей документа в налоговую необходимо изготовить дубликат. Как составить копию, в том числе письма по требованию предоставления документов? Обычно исполнитель печатает письмо в двух экземплярах, одно для подачи, второе – для проставления отметки о принятии сотрудником налогового органа. Копия письма остается у исполнителя на сохранении до получения результата обращения в ИФНС.

Как передать в налоговую службу?

Налогоплательщик самостоятельно выбирает форму подачи документов. Существует два варианта – подача в бумажной форме в налоговый орган по месту учета гражданина или объекта налогообложения или направление в электронном виде через личный кабинет портала налог.ру.

Документооборот между налоговым органом и заявителями регулируется подзаконными актами:

  • Приказ Минфина России от 02.07.2012 № 99н (ред. от 26.12.2013) «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов).
  • Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/[email protected]).

Сопроводительное письмо – это документ универсального назначения, который может играть роль пояснительной записки или ответа на полученный запрос от ИФНС. Его структура довольно проста, и исполнителем по нему без труда сможет стать любое заинтересованное лицо.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Термины документооборота

Обмен документами между налоговыми органами и налогоплательщиками регулируется двумя основными нормативными актами:

  1. Приказом МФ РФ от 02.07.2012 № 99н «Об утверждении Административного регламента Федеральной налоговой службы . ».
  2. Составленными на его основе «Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота . » (утверждены приказом ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/[email protected]).

[3]

В них участниками информационного взаимодействия понимаются не только налогоплательщики (их представители) и налоговые органы, но и операторы ЭДО (в случае электронного документооборота).

Под налогоплательщиками понимаются плательщики налогов, сборов, страховых взносов, а также налоговые агенты. Под представителями налогоплательщиков — физические или юридические лица, уполномоченные налогоплательщиком представлять его интересы по части налогов и сборов.

Обращение в ФНС формируется налогоплательщиком (или его представителем) и направляется по месту постановки на учет.

В конце статьи вы сможете скачать актуальный образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую — разберем ниже.

Требования к сопровождению

Существует множество причин представить информацию в ФНС по месту учета (либо месту учета объектов налогообложения), например:

  • ответ на сообщение из ИФНС с требованием предоставить пояснения для проведения камеральной налоговой проверки налоговой декларации (на основании п. 3 ст. 88 НК РФ);
  • сообщение налогоплательщика о предоставлении в ФНС уточненной декларации по налогам в связи с неверно указанным КБК (на осн. п. 1 ст. 80 НК РФ);
  • опись представляемых документов в связи с полученным требованием (на осн. п. 2 ст. 93 НК РФ).
Читайте так же:  Как узнать задолженность по алиментам

Составляя сопровождение, налогоплательщик должен выбрать, в какой форме — бумажной или электронной — он хочет его отправить. От этого зависит порядок действий и форма самого сопроводительного письма.

Однако существует перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем в любом случае (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. пр. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Упрощённо их можно представить так:

  • реквизиты отправителя-налогоплательщика (наименование с указанием организационно-правовой формы, юридический адрес, ИНН/КПП, телефон). Если сопровождение оформляется на «фирменном» бланке, то будут указаны банковские реквизиты: номер расчетного счета, наименование банка, его БИК, корсчет;
  • реквизиты получателя-ИФНС (наименование и номер инспекции, юридический адрес);
  • дата и исходящий номер со ссылкой на полученное требование ИФНС (входящие номер и дата);
  • содержание (может начинаться словами: «В связи с требованием ФНС от 00.00.0000 № _ о представлении письменных пояснений по . ____ за 2019 год, сообщаем следующее:», после чего перечисляются по пунктам истребуемые сведения);
  • приложение (если есть приложения, то после основного текста дается перечень приложенных документов в виде простого нумерованного списка. Если приложений много, то в этом месте дается указание на опись, которую прикладывают к сопроводительному письму отдельно);
  • подписи (обычно — руководителя или ИП, но может быть и подпись уполномоченного представителя);
  • сведения об исполнителе (обычно в нижнем левом углу сопроводительное письма, после всех его реквизитов указывается ФИО составившего сопроводительное письмо, его телефон, е-мэйл, иные реквизиты).

Так как бумажная форма сопроводительного письма не унифицирована, то использования перечисленных выше реквизитов вполне достаточно, чтобы составить такое письмо.

Образец сопроводительного письма к документам в налоговую

Электронный документооборот

Видео (кликните для воспроизведения).

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются электронными документами (п. 2.4. Приложения № 1 к пр. ФНС РФ от 13.06.2013 № ММВ-7-6/[email protected]):

  • запрос;
  • обращение;
  • информационное сообщение о представительстве;
  • квитанция о приеме;
  • уведомление об отказе в приеме;
  • подтверждение даты отправки;
  • ответ на запрос;
  • письмо налогового органа;
  • рассылка.

А также технологическими электронными сообщениями:

  • извещение о получении;
  • сообщение об ошибке.

Электронный документ — это документ, представленный в цифровой форме, в соответствии с требованиями формата для такого вида (ч. 1 вышеупомянутых Методических рекомендаций). Так как их много, то у каждого есть форма, утвержденная соответствующим приказом ФНС РФ.

При цифровой коммуникации очень важными для сторон являются, в том числе, документы, подтверждающие дату отправки и дату приема бумаг. Они формируются оператором электронного документооборота или ФНС и отправляются корреспонденту после регистрации факта отправки или приемки по ТКС.

Образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.

Наиболее частые вопросы от налоговой

Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах. Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному к возмещению, из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов. Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления налога на прибыль, подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.

В какой форме приходит требование

Налоговая инспекция может выслать требование о пояснениях как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет.

Порядок действий при получении требования

После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке декларации по НДС, анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль, следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета. Идентично приведенному алгоритму проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

После того, как ошибка будет найдена, нужно передать в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными — но это касается только сумм. Если же ошибка не относится к финансовой части, то «уточненку» сдавать не надо, достаточно предоставить необходимые пояснения.

Внимание: закон не говорит о том, что пояснения должны быть даны именно в письменной форме, т.е. это значит, что они могут быть предоставлены и устно. Однако во избежание дальнейших разногласий, лучше все-таки озаботиться составление письменного ответа.

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Случается, что налоговая инспекция требует пояснений необоснованно, т.е. в отчетности не было допущено никаких ошибок. В таких ситуациях игнорировать письма от налоговой тоже нельзя.

Читайте так же:  Сотрудник полиции привлечен к уголовной ответственности

Во избежание каких-либо санкций (в том числе и внезапных налоговых проверок) необходимо своевременно уведомить надзорную службу о том, что в соответствии с информацией предприятия, все предоставленные сведения верны.

В любом случае, при составлении ответа надо помнить, что для налоговой важно даже не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений

Оформить его можно либо на бумаге, написав «от руки», либо в электронном виде, напечатав на компьютере. При этом, если пояснение пересылается по обычной почте, то отправлять его надо заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда риск того, что письмо затеряется, будет сведен к минимуму.

Использование электронного формата возможно только при наличии у организации электронной цифровой подписи.

К пояснению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы – их наличие нужно отразить в содержании ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений налоговой нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Стоит отметить, что форма ответа должна быть предельно корректной и стандартной с точки зрения правил оформления подобного рода бумаг.

  1. Вначале слева или справа (не имеет значения) нужно указать адресата, т.е. именно ту налоговую инспекцию, куда отправляется ответ. Здесь нужно вписать ее номер, а также район и населенный пункт, к которому она относится.
  2. Далее указывается отправитель письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также номер телефона (на случай, если у налогового инспектора возникнут какие-либо дополнительные вопросы к пояснению).
  3. Далее в ответе следует сослаться на номер требования (а таким документам налоговая служба всегда присваивает номера), и его дату (отметим: не дату получения, а именно дату составления), а также коротко обозначить суть вопроса.
  4. После этого можно приступать непосредственно к даче пояснений. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.

Ни в коем случае нельзя давать в ответе недостоверные или заведомо ложные сведения – они будут быстро обнаружены и тогда последуют немедленные санкции со стороны налоговиков.

  • После того, как пояснение будет дано, необходимо заверить письмо подписью главного бухгалтера (при необходимости), а также руководителя компании (обязательно).
  • Загрузка документа
    «Сопроводительное письмо в налоговую»

    Подождите: 19 сек

    Имя файла документа: soprovoditelnoe_pismo_v_nalogovuyu

    Доступный формат скачивания: doc

    Размер текстовой версии файла: 16,0 кб

    Как скачать документ?

    • Договоры
    • Все документы

    У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!

    Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.

    Сопроводительное письмо в налоговую

    При направлении документации в налоговую инспекцию прикладывается сопроводительное письмо, в котором указывается перечень отправляемых документов. Скачать образец сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов можно скачать внизу статьи (word).

    Назначение любого сопроводительного письма – это разъяснить адресату, от кого направлена документация и для чего.

    В налоговую документы могут быть предоставлены по запросу ФНС, налоговая часто запрашивает счета-фактуры, накладные, акты и прочая документация при проведении различного рода проверок (например, обоснованности возврата НДС).

    Налогоплательщик, направляя документы в налоговую, должен приложить сопроводительное письмо, в котором указать перечень предоставляемой документации с указанием их количества, наименований, номеров и дат.

    [1]

    Предлагаем скачать также образцы других сопроводительных писем: к договору – скачать, к документам – скачать образец, к коммерческому предложению – скачать, к резюме – скачать образец.

    Как написать

    В бланке необходимо указать адресата – наименование отделения ИФНС, ФИО и должность работника налоговой, для которого предназначены документы, а также номер и дата документа.

    Документы в налоговую, как правило, отправляются на запрос, в тексте сопроводительного письма отмечается номер и дата этого запроса.

    В тексте необходимо изложить следующие моменты:

    • Причина отправки документов, например: «Проверка правильность исчисления налоговой базы по налогу на прибыль»;
    • Перечень отправляемых документов – наименование, номер, дата, количество листов каждого документа и количество экземпляров.

    Последний пункт важен, так как позволяет налоговому специалисту проверить, все ли документы получены им в полном составе, не утеряны ли какие-то листы или экземпляры.

    Подписывает сопроводительное письмо руководитель организации. Также предлагаем ознакомиться со статьей: Как написать сопроводительное письмо?

    Скачать образец

    Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов образец – скачать.

    Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов – образец и порядок составления

    Большинство документов, передаваемых в налоговую службу, нуждаются в приложении к ним сопроводительного письма. Такая необходимость обусловлена тем, что многие бумаги не содержат в себе сведений об отправителе и иных реквизитов, по которым можно идентифицировать лицо, их передавшее, а также цель его обращения. В этом случае сопроводительное письмо становится единственной возможностью передачи сотруднику налогового органа указанной информации.

    Что такое сопроводительное письмо?

    Сопроводительное письмо, прилагаемое к документам, передаваемым в налоговую службу, составляется с целью предоставления полного перечня присланных официальных бумаг, а также, в случае необходимости, пояснений к ним.

    Читайте так же:  Как купить или взять в аренду землю у государства

    К числу документов, которые можно передать в налоговую службу без сопроводительного письма, относят:

    • Первичную налоговую декларацию, представляемую без приложений. Она содержит в себе всю информацию, необходимую для идентификации отправителя, поэтому приложение дополнительных бумаг не требуется;
    • Жалобы на действия местного отделения ФНС, направленные в вышестоящие инстанции.

    Содержание сопроводительного письма

    Действующим законодательством не установлено обязательной формы документа, поэтому составить его можно самостоятельно, не обращаясь к нормативным актам и иным официальным источникам информации. Согласно общим требованиям оформления документации, сопроводительное письмо должно включать в себя следующую информацию:

    • наименование налоговой инспекции, в которую производится обращение;
    • Ф.И.О. отправителя письма и адрес его проживания;
    • дата составления документа;
    • заголовок и текст обращения;
    • перечень приложений с указанием их наименований и числа страниц в каждом из них;
    • подпись лица, представляющего в налоговый орган пакет официальных бумаг.

    [2]

    Образец сопроводительного письма можно скачать на нашем сайта в формате Word. Откорректировать найденную информацию можно, основываясь на личных данных и сведениях, подлежащих передаче в налоговую службу.

    Составить сопроводительное письмо несложно – достаточно перечислить в нем все документы, передаваемые в налоговую службу, указать сведения об отправителе и данные получателя. Ошибиться при его написании практически невозможно, т.к. четких требований к структуре и содержанию документа законодатель не выдвигает.

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Зачем нужно писать сопроводительное письмо

    Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

    Чаще всего сопровождение оформляется:

    • к договору на подпись;
    • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
    • к акту сверки;
    • к коммерческому предложению;
    • к документации в налоговую инспекцию;
    • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
    • к исполнительной документации;
    • к кадровой документации.

    Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

    Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

    Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Структура сопроводительного письма

    Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

    1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
    2. Номер и дата обращения.
    3. Содержание.
    4. Перечень прилагаемых документов.
    5. Лицо, подтверждающее достоверность.
    6. Контакты.

    Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

    В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

    Содержание

    Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

    Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

    • прошу подтвердить получение;
    • прошу подписать и возвратить в срок;
    • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
    • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
    • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
    • прошу информировать установленным порядком.

    Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

    Перечень прилагаемой документации

    Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

    1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
    2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

    Итого 2 документа на 13 листах.

    Оформление сопроводительного письма

    Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

    Читайте так же:  Премии за добросовестное выполнение служебных обязанностей выплачивается

    Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

    Составляем ответ на требования налоговой о предоставлении пояснений

    Когда нужно составлять ответ

    Если по результатам проведения проверки в организацию поступило письмо из налоговой с требованием предоставления пояснений, вероятнее всего, при автоматическом контроле отчетности были выявлены ошибки. Однако учреждение не всегда обязано отвечать на запрос из ИФНС. Разъяснения необходимо направлять, если вопросы у инспектора возникли по факту проведения камеральных проверок периодической или итоговой отчетности.

    Самыми распространенными неточностями, подразумевающими ответ на требование из налоговой о предоставлении пояснений, являются:

    • ошибки в налоговых декларациях — погрешности по НДС, налогу на прибыль;
    • расхождения сведений из взаимосвязанных документов и отчетов налогоплательщика;
    • несовпадение сведений, предоставленных организацией, и данных, имеющихся в ИФНС;
    • погрешности в документах и действиях по получению налоговых льгот.

    Таким образом, разъяснительное письмо в ответ на требование о предоставлении пояснений необходимо направлять, если расхождения выявлены в процессе проведения камеральных проверок (п. 3 ст. 88 НК РФ). Но для налогоплательщика не будет лишним, если он отправит пояснительную информацию на запрос ИФНС, не связанный с камералкой. Это поможет сформулировать четкую позицию учреждения в разрешении той или иной проблемы.

    Что будет, если не направить ответ в налоговую

    Если же предприятие, получившее требование от налоговой о предоставлении пояснений, проигнорирует данный запрос, то, согласно п. 1 ст. 129.1 НК РФ, последствием может стать привлечение к административной ответственности и штрафные санкции в размере от 5000,00 (если ответ не предоставлен однократно) до 20 000,00 рублей (если это повторное нарушение).

    Помимо прочего, предоставление подробной пояснительной информации приведет к диалогу с ИФНС и дальнейшему разрешению ситуации, тогда как неотвеченный запрос может повлечь за собой серьезные разбирательства, не исключающие обращения в суд.

    Как написать пояснение на требование налоговой инспекции

    Порядок подачи ответа с разъяснительной информацией прописан в НК РФ. После завершения камеральной проверки периодической или итоговой отчетности инспектор направляет в учреждение письмо в бумажном или электронном виде о выявленных расхождениях, подлежащих уточнению, разъяснению или корректировке.

    Организация должна сформировать и передать пояснительный материал в течение пяти рабочих дней с момента получения запроса из ИФНС (п. 3 ст. 88 НК РФ). Письмо составляется в произвольной форме. Если налогоплательщик готовит ответ на запрос по факту камеральной налоговой проверки, то ему надлежит воспользоваться образцом, который будет представлен далее в статье.

    Ответ на требование о предоставлении пояснений может быть подан через систему электронного документооборота с обязательным использованием ЭЦП, по электронной почте, курьером либо непосредственно в инспекцию (письмо нужно зарегистрировать в канцелярии). В доказательство своей позиции налогоплательщик формирует пакет документов со всеми необходимыми приложениями, заверенными и подписанными руководителем.

    Если специалист уверен, что в поданной им отчетности неточностей и расхождений быть не может, то в разъяснении необходимо указать, что в декларации или отчете за указанный период ошибок не содержится. В том случае если ошибки все же были допущены, налогоплательщик может предоставить корректировку декларации, уточняющую поданные сведения (п. 1 ст. 81 НК РФ).

    При обнаружении технических помарок или неточностей, не влияющих на налогооблагаемую базу и величину исчисленного налога, в разъяснительном материале можно описать сложившуюся ситуацию, отметив при этом, что верный вариант предоставлен в ответе на запрос либо в уточненной декларации.

    Обобщенный бланк ответа на запрос ИФНС

    Ответ на требование по декларации НДС

    Образец ответа на требование в налоговую по декларации НДС должен формироваться в электронном виде, если организация по законодательству должна сдавать отчет через средства электронного документооборота (п. 3 ст. 88 НК РФ). Для ответа на запрос по НДС есть специально утвержденный бланк, поэтому, на основании п. 1 ст. 129 НК РФ, налогоплательщик обязан соблюдать не только условия об электронной сдаче, но и о форме подаваемых разъяснений. В качестве подтвердительной документации по НДС специалист может подготовить копии счетов-фактур и книг покупок и продаж.

    Ответ на требование по убыткам

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Образец ответа на требование ИФНС по убыткам должен содержать информацию, по какой причине у налогоплательщика наблюдается превышение расходной части над доходной. Главное, что должен отметить специалист при составлении пояснения, — это экономическую эффективность и целесообразность увеличившихся издержек, а также приложить к ответу оправдательные документы по каждому виду произведенных расходов.

    Источники


    1. Теория государства и права / ред. К.А. Мокичев. — М.: Юридическая литература, 2005. — 520 c.

    2. Фоменко, С.Е. Как уволить нерадивого сотрудника; М.: Бератор, 2013. — 160 c.

    3. Хропанюк, В. Н. Теория государства и права / В.Н. Хропанюк. — М.: Интерстиль, 1999. — 384 c.
    4. ред. Грязнова, А.Г.; Федотова, М.А. и др. Оценка недвижимости; М.: Финансы и статистика, 2013. — 496 c.
    Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here