Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения

Полезная информация на тему: "Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения", собранная из сети и предоставленная в удобном для чтения виде. По всем вопросам - обращайтесь к дежурному юристу.

Номенклатура дел

Утверждена приказом № ____

от «___»________________2006 г.

Директор школы Максименко А.В.

Муниципального общеобразовательного учреждения

Колыбельской средней общеобразовательной школы

Приказы и инструктивные письма Минобразования и науки России

До минования надобности

Приказы и инструктивные письма Департамента образования Новосибирской области

До минования надобности

Постановления, распоряжения главы администрации Краснозерского района

В течение срока действия

Постановления, распоряжения, письма, справки районного управления образования

В течение срока действия

Постановления, распоряжения главы Колыбельской администрации

В течение срока действия

Книга приказов по основной деятельности

Книга приказов по личному составу

Книга регистраций входящей и исходящей корреспонденции

Список обучающихся в образовательном учреждении

Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением

Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководства

Алфавитная книга записи обучающихся

Утвержденная номенклатура дел образовательного учреждения

Заявления родителей на выбытие обучающихся

Документы по совместной работе с правоохранительными органами (Прокуратура, РОВД)

Документы по совместной работе с СЭС, Энергонадзором, МЧС

Документы по совместной работе с пенсионным фондом, военкоматом

Книга приказов по учащимся

01. Управление и контроль

Устав образовательного учреждения

Включаются в опись и сдаются в архив после замены новыми, ликвидации или реорганизации образовательного учреждения

Свидетельство о государственной регистрации

Лицензия на образовательную деятельность

Свидетельство об аккредитации образовательного учреждения

Свидетельство об аттестации образовательного учреждения

Свидетельство на право пользования земельным участком

Договор с учредителем

Статистическая отчетность школы (все формы)

Акты приемки школы

Протоколы общих собраний, конференций работников школы, протоколы заседаний Совета школы и материалы к ним

[1]

После замены новыми

Договоры с учреждениями и организациями

Технический паспорт образовательного учреждения

В госархив передается после ликвидации школы

Социальный паспорт образовательного учреждения

Годовой план работы (календарно-тематический график)

Локальные акты образовательного учреждения

План работы образовательного учреждения, учебный план

Протоколы заседаний педагогических советов

Протоколы совещаний при директоре

Целевые комплексные программы развития ОУ

Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей

Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании

Книга учета выдачи похвальных листов и похвальных грамот

Личные дела обучающихся

Правила внутреннего трудового распорядка

Коллективный договор и приложения, акты выполнения колдоговора

Документы по летнему труду и отдыху (ЛТО)

02. Учебно-воспитательная работа

План работы образовательного учреждения (школы) на год

После 5-го хранения изымаются страницы со сводными данными успеваемости и перевода обучающихся. Сформированные дела за год хранятся не менее 25 лет

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков

Журнал группы продленного дня

Журнал факультативных и кружковых занятий

Экзаменационные работы обучающихся

По решению ЭПК лучшие работы могут быть отобраны в архив

Протоколы заседаний экзаменационных комиссий

Протоколы заседаний методических объединений

Протоколы заседаний общешкольных родительских собраний

Учебные программы основного и дополнительного образования

после окончании работы по ним

Неблагополучные и стоящие на учете

Документы по МППК

до окончания обучения

Инвентарные описи основных средств и библиотечного фонда, сличительные ведомости и другие материалы по инвентаризации, переписка по организационно- хозяйственным вопросам

При условии завершения ревизий, в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения

Тарификационные списки педагогических работников образовательного учреждения (школы)

Примерная номенклатура дел образовательного учреждения

Для того, чтобы был отлажен механизм выполнения определенной деятельности, созданы условия для систематизации и учета данных — делопроизводство. Ведение документов в школе является необходимым процессом, который облегчит и упростит сбор, обработку и учет данных, как отдельных должностных лиц, так и различных по своей значимости дел.

Что это такое

Согласно законодательству Российской Федерации, все организации, в том числе в школы, обязаны сохранять в архивах документацию и вести учет. Помимо всего вышесказанного, эти организации должны вести учет за соблюдением своей деятельности. Документоведение укоренилось в повседневной жизни и требует особого внимания.

Функцией образовательного учреждения считается систематизация документации, образовавшиеся за определенный период времени. Таким образом, номенклатура дел — это сохранение архивной документации и последующее систематизация, чтобы облегчить функциональную нагрузку на образовательное учреждение. От этой деятельности существует широкий спектр плюсов, которые применяется на практике.

Плюсы номенклатуры дел:

  • классифицируют документы, которые накопились;
  • контролирует хранение собранной документации;
  • ускоряет обработку полученных сведений.

Номенклатура дел для школы выполняет функциональные обязанности базы данных, которые необходимы для реставрирования документов, вышедших из оборота многолетней давности. За невыполнение обязанностей учёта, классификации и обработки данных предусмотрена ответственность.

Ответственность возлагается на руководителя учебного заведения.

Существует установленный шаблон, согласно которому каждое образовательное учреждение разрабатывает индивидуальную номенклатуру. Министерство образования обязано предоставить в виде письма шаблон, который будет использоваться учебным учреждением для ведения документации.

Как разрабатывается перечень

Разработка номенклатуры требует особого внимания. Чтобы приступить к разработке, требуется ознакомиться с содержанием. Также для дальнейшей деятельности требуется ознакомиться с составом, объёмом и, определённой установленной за годы, деятельностью учреждения.

Необходимая информация при составлении:

  • сведения о штатном расписании;
  • предоставление номенклатуры за прошедшие годы;
  • устав и приложения структурного подразделения;
  • разработанные рабочие планы;
  • предоставление отчетов.

Индивидуальное составление номенклатуры подразумевает под собой описание фактической информации об учебном учреждении. Если фактические сведения об организации не указывается в примерной номенклатуре, то их нужно предоставить в обязательном порядке. Зачастую, в примерной документации не указывается основные сведения внутри организации.

Читайте так же:  Решением местной администрации семнадцатилетней васильевой было разрешено

Обмен опыта между несколькими учебными учреждениями, подведение итогов о внутренних олимпиадах не указывается в примерных номенклатурах. В этих случаях, оставляют отдельные заголовки, которые указывают на не упомянутую информацию. Сроки хранения такой номенклатуры согласовываются согласовывают с государственными архивами.

Типовая номенклатура

Важно отметить, что школы обязаны предоставить индивидуальную отчётность. Касаемо примерной, то она несет лишь рекомендательный характер. В некоторых случаях, также разрабатывается типовая отчетность. Они схожи между собой, однако, между ними есть некоторые отличия. Примерная номенклатура — рекомендуема к применению, а типовая является обязательным процессом регламентации своих действий. Типовой отчет очень удобен в тех случаях, когда организация имеет широкий спектр под-ведомств и разветвлена.

Форма и структура

Форма таких дел имеет определенную регламентированную структуру, разработанную законодательством. Такая регламентация подразумевает под собой четкую последовательность, которая составляется из 5 граф. Документооборот подразумевает под собой включение всех заголовков дел на протяжении года. Каждая графа сама по себе очень важна и несет определенную информационную нагрузку.

Структура:

  1. Первая графа необходима для указания индекса дел. Индекс состоит из группы цифр между которыми располагается дефис. В этих цифрах указан номер дела. Для того чтобы облегчить процесс проверки, архивные организации рекомендуют сохраняют схожие индексы для одинаковых и типичных дел.
  2. Вторая — необходима для расположения непосредственно заголовков дел. Она сортирует их в определённом порядке. Особо важные дела располагаются вверху. Следствием этого, спускаются по иерархии ниже менее важные. В таких заголовках не допускается использование обобщенных понятий. Такие, которые могут вызвать сложность при проверке, например: сложные синтаксические обороты или вводные слова.
  3. Третья — предназначена для указания количества дел, а также томов. Она должна быть заполнена в конце года.
  4. Четвертая — указывает на срок хранения.
  5. Примечание, предназначено для пятой графы. Особенностью является то что может заполняться на протяжении всего года и туда вносят новые юридические факты, считающиеся необходимыми для фиксации.

Структура индивидуального запечатления документального юридического факта зачастую строится под направление деятельности. Однако составление таких документов могут базироваться на основании других схем.

Установленные принципы форматов построения:

  • структурный (бухгалтерия канцелярия учетная запись);
  • номинальный — принцип, отталкивающиеся от должностей;
  • смешанный — сочетание нескольких принципов.

Все эти процессы достаточно сложные, однако их применение обязательно, поскольку это облегчит ведение отчетности и других не менее важных обязанностей.

Трудности заполнения графы для указания срока хранения

Зачастую, случаются проблемы с оформлением четвертой графы. Также проблематику могут составить представление номера и указания сроков хранения.
Видео (кликните для воспроизведения).

Если указать сроки определённого дела, то сложно создать правильную хронологию с сопоставлением личных дел работников. Важной особенностью является то, что дела сотрудников хранятся 75 лет, однако архивное хранение управляющего состава — без ограничения времени. Сложность возникает в том, что придётся создать 2 дела, в котором одно для того, чтоб рассматривать работников, а во втором — сотрудников.

Архивное ведомство указывает срок в том случае, если в заголовках дел нет определённого установленного срока хранения. Однако нужно помнить, что нельзя снижать сроки хранения, если таковые прописаны в примерной номенклатуре дел.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году

Каждый год составления документооборота характерен тем, что меняется особенность составление номенклатуры. Для того чтобы систематизировать свою деятельность в дошкольном учреждении могут пользоваться примерной номенклатурой, которая предоставляется в письме от Министерства образования. То есть, примерная номенклатура, служит методической рекомендацией или пособием по составлению индивидуальный номенклатуры.

У каждой организации, в том числе у школ, есть определенная сложившаяся многолетняя практика составления и ведения документов.

При составлении индивидуальной номенклатуры, дошкольная образовательная машина отталкивается от этих практических навыков. Для того чтобы составить примерную номенклатуру пользуются номинально-функциональным принципом. Отталкиваясь от особенностей составления индивидуальной номенклатуры дел, построение своей отчётности по номинально-функциональному принципу невозможно. Составление такого образца строится на функциональном и структурном принципе.

Структура и примерный образец

Для качественного оформления и устранения возможных ошибок используют образцы номенклатур, которые существуют в виде шаблона. Согласно полученному письму с Министерства образования, составляются образцы, которые впоследствии применяются на практике при составлении документов.

Предлагаем вашему вниманию видео, на котором рассказывается о номенклатуре дел.

Номенклатура составляется в форме таблиц, разделяющиеся на графы. В первой графе указывается название раздела, после чего обозначаются столбцы:

  • индекс;
  • заголовок;
  • количество дел;
  • сроки хранения определённого дел;
  • примечания.

Внизу указывается должность сотрудника, который занимается составлением номенклатуры и соответственно его подпись. Также существует ответственный за ведение архивов, который в следующей строке оставляет свою подпись.

Когда должна обновляться

Для качественного выполнения своих функциональных обязанностей во всех учебных учреждениях постоянно должна обновляться номенклатура. Период составления отчётности зачастую заканчивается по истечении года. Обязательным является составление выводов и итоговых записей о количестве проведенных в календарный год дел. Отдельные итоговые заметки оставляются по делам постоянного и временного хранения.

Для того, чтоб осуществлять проверку создают специальные архивные учреждения, в которые передают сведения, обработанные школой. Об этой операции заносится информационная справка, в которой указывается должность, а также расшифровка лица, делающего эту запись.

Каждая номенклатура должна проверяться уполномоченными лицами. Важно отметить то, что вступает в действие и законную силу с начала года. Структура составления и порядок проверки регламентируется на законодательном уровне.

Читайте так же:  Когда можно воспользоваться материнским капиталом

Нормативная регламентация

Для того, чтобы деятельность дошкольных и школьных подразделений осуществлялась законно, существует нормативная регламентация:

Регулирование законодательством позволяет выполнять отчетность качественно и быстро, поскольку установлен единый образец от которого нужно отталкиваться.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018-й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи.

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

[3]

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2018 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Читайте так же:  Документы для усыновления ребенка

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Типовая номенклатура дел

Основные блоки документов

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Читайте так же:  Перечень субъектов малого и среднего предпринимательства

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Видео (кликните для воспроизведения).

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Нормативный акт

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Приказы по основной деятельности

ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни

Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне

Ст. 242 , 243 , 244 , 245 ТК РФ

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
  2. Локальные нормативные акты.
  3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  4. Переписка по различным вопросам.
  5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Номенклатура дел на 2018 – 2019 годы — бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

  • классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
  • облегчение поиска необходимых материалов;
  • облегчение передачи материалов, составления описей;
  • подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

  • приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
  • перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения

Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:

  • Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица – 2018 – 2019
  • Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
  • Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
  • Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
  • Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
  • Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
Читайте так же:  Как оплачивается больничный

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

  1. Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
  2. Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
  3. Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
    • первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
    • затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
    • далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
    • затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
    • переписка и т. д.

Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

  1. Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
  2. Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
  3. Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 – 2019

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 – 2019 годах.

Она имеет следующее содержание:

  1. В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
  2. Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
  3. По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
  4. Далее следует табличная часть:
    • В графе 1 указывается индекс дела;
    • графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
    • в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
    • графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
    • графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2018 – 2019 годы

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

  • порядковый номер дела;
  • полное наименование дела;
  • срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

  • для отдела делопроизводства;
  • архива учреждения;
  • государственного архива;
  • использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

  1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
  2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
    • на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
    • утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
    • составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
  3. Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
  4. В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

[2]

Источники


  1. История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.

  2. Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.

  3. Братановский, С. Н. Теория государства и права / С.Н. Братановский. — М.: Приор-издат, 2003. — 174 c.
  4. Бикеев, А. А. Трудоправовая деятельность в организации. Учебное пособие / А.А. Бикеев, М.В. Васильев, Л.С. Кириллова. — М.: Статут, 2015. — 144 c.
  5. Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.
Примерная номенклатура дел общеобразовательного учреждения
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here