Правила ознакомления работников лаборатории с документами

Полезная информация на тему: "Правила ознакомления работников лаборатории с документами", собранная из сети и предоставленная в удобном для чтения виде. По всем вопросам - обращайтесь к дежурному юристу.

Безопасность хранения документации ИЛЦ обеспечивается ограничением доступа посторонних лиц в помещения хранения документов ИЛЦ

Правила ознакомления сотрудников с документами предусматривают:

· информирование специалистов ИЛЦ о поступлении документа;

· регистрацию НД и ГОСТ в Журналах;

· проверку документа и утверждение НД в качестве контрольного экземпляра (на официально изданном документе ставится штамп «Контрольный экземпляр»;

· копирование НД с целью обеспечения необходимым количеством официально из данных документов, на каждом из которых ставится штамп «Рабочий экземпляр».

Число выданных экземпляров НД регистрируется в установленном порядке.

Изменения вносятся ответственным исполнителем: изменённый или новый текст идентифицируется в документе или в соответствующих приложениях.

Утратившие силу НД изымаются из структурных подразделений в строгом соответствии с перечнем выданных под роспись НД.

Учёт и документирование результатов исследований

Все записи по кодировке образцов, выполнению исследований, испытаний и измерений осуществляются в соответствии с требованиями к «Управлению записями».

Отобранный для испытаний образец (проба):

· регистрируется в журнале установленной формы в соответствии с номенклатурой дел;

· образцу присваивается код;

· оформляется внутреннее направление, которое по окончанию испытаний остается в лаборатории;

· оформляется протокол лабораторных испытаний;

· протоколы лабораторных испытаний выдаются заказчику под роспись в одном экземпляре.

Один экземпляр Протокола в обязательном порядке остается в архиве отделения приема, кодирования образцов и выдачи протоколов лабораторных испытаний.

· Образцы, поступающие в лаборатории, регистрируются в журналах установленной формы в рукописном виде.

· Рабочий журнал является основным технологическим документом, в котором фиксируются все операции по выполнению анализов и результаты измерений.

· Все записи в журнал вносятся немедленно после выполнения соответствующих технологических операций. Не допускается ведение записей на отдельных листках с последующим переносом в рабочий журнал, за исключением случаев, когда журнал может быть испорчен агрессивными жидкостями, растворителями или окрашенными растворами.

· Записи в журнале ведутся в хронологическом порядке.

· В журнал вносятся результаты измерений.

· Категорически запрещается отбирать только часть результатов для занесения в журнал. Если, например, результат контроля отрицателен при первом измерении, и положителен при повторном измерении, то в журнале должны быть приведены оба результата. При выяснении причин отрицательного результата контроля делается соответствующая запись в журнале.

· Рабочий журнал ведется в тетради с предварительно переплетенными и пронумерованными страницами, изъятие страниц не допускается.

· Все записи должны делаются только шариковой авторучкой (предпочтительно), чернилами синего или черного цвета. Не разрешается использование карандаша для ведения журнала. Допускается применение цветных маркеров для выделения отдельных записей.

· Ошибочно внесенные в журнал записи не подлежат исправлению (в т.ч. с использованием корректирующих жидкостей, подчистки и т.п.). В случае обнаружения ошибки, старая запись аккуратно зачеркивается и вносится новая, при этом рядом с вычеркнутой записью ставится подпись аналитика.

· Рабочие журналы по отдельным показателям могут содержать необходимые данные для обработки результатов анализов и прослеживаемости измерений.

Протоколы испытаний оформляются по завершении испытаний.

[2]

Обозначение протокола проставляется на каждой странице.

В случае выдачи копии, копия заверяется печатью.

Протокол составляется в двух экземплярах, один из которых направляется заказчику, другой остается в ИЛЦ.

Информация о выдаче Протоколов заказчику отражается в Протоколе, на котором ставится подпись получившего протокол лабораторных испытаний (с расшифровкой фамилии и должности), указывается дата получения протокола и количество экземпляров.

Один экземпляр Протокола в обязательном порядке остается в архиве отделения приема, регистрации, кодирования проб.

Исправления данных в протоколе лабораторных исследований после его выпуска производятся только с разрешения руководителя ИЛЦ или его заместителя путем замены документа с сохранением его номера.

Существенные изменения в протоколах испытаний после их выдачи производятся только в виде дополнительного документа или дополнительной передачи данных и включают формулировку: «Дополнение (изменение) к протоколу испытаний».

Заключение по испытаниям оформляется на отдельных бланках:

В заключении даётся обоснованный и однозначный вывод о соответствии, либо несоответствии объекта испытаний санитарным правилам и /или техническим регламентам.

Решение о соответствии.

Если интервал погрешности (неопределенности) результатов измерений находится внутри области допустимых значений, принимают решение о соответствии. Решение о соответствии должно быть сформулировано следующим образом: оценка соответствия продемонстрировала, что значение контролируемого параметра соответствует требованиям.

Решение о несоответствии.

Если интервал погрешности (неопределенности) результатов измерений находится внутри области недопустимых значений, то принимают решение о несоответствии.

Решение о несоответствии должно быть сформулировано следующим образом: оценка соответствия продемонстрировала, что значение контролируемого параметра не соответствует требованиям.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец

Лист ознакомления с локальными нормативными актамиобразец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Читайте так же:  Переуступка прав аренды земельного участка

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

  • подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
  • включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

  • подписывается всеми сотрудниками фирмы;
  • содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

  • тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
  • перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
  • даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

  • граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
  • граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
  • отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору.

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом.

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

Как подтвердить факт ознакомления работника с локальными актами? Грозит ли нам штраф за невыполнение обязанности по ознакомлению работника с локальными нормативными актами при приеме на работу?

Поскольку факт ознакомления с локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника, кадровики обычно заводят журнал ознакомления с локальными актами. Эта практика достаточно распространена, но не обоснована, так как при возникновении спора (например, при увольнении за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания) работник может сказать, что вовсе не видел данный нормативный акт. Поэтому мы рекомендуем к каждому локальному акту подшить лист ознакомления (локальный акт сшивается, нумеруется вместе с листом ознакомления, прошивается и заверяется печатью). В таком случае работник не сможет «отвертеться»: будет явно зафиксировано, с каким локальным актом он ознакомлен. Названный документ обычно оформляется в виде таблички с графами, в которых указывается ФИО работника, проставляются его подпись и дата ознакомления.

Не будет лишней отметка об ознакомлении и в трудовом договоре, например: «до подписания трудового договора ознакомлен со следующими локальными нормативными актами: …» (перечисляете их). Работник напротив каждого ставит свою подпись и дату. Помните, что если в трудовой договор вносится такая запись, она должна размещаться до подписей работника и работодателя.

Если работодатель не выполнил требования ст. 68 ТК РФ и не ознакомил работников с локальными нормативными актами, касающимися их трудовой деятельности, это может привести к трудовым спорам и обернуться для работодателя признанием незаконными приказов о дисциплинарном взыскании, увольнении и, соответственно, восстановлением на работе уволенного сотрудника.

Кроме таких последствий, ответственность за невыполнение обязанности по ознакомлению работника с локальными нормативными актами при приеме на работу установлена административным законодательством. В частности, ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает наложение штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

36. Общие положения осмотра документов. Правила обращения с документами – вещественными доказательствами

Документы могут быть объектом исследования только в том случае, если они являются вещественными доказательствами. Осмотр документов производится для выявления содержания, обнаружения подделки и установления средств, которые использовались при подделке документов.

При расследовании преступлений, связанных с подделкой документов, необходимо применять научно-технические приемы и специальные средства, привлекать специалистов.

Результаты осмотра фиксируются в протоколе.

Осмотр документов должен отвечать требованиям, предъявляемым к осмотру вещественных доказательств. В практике известны случаи, когда заинтересованные лица уничтожали документ или вносили в него изменения, поэтому документ должен быть незамедлительно осмотрен. Только в исключительных случаях осмотр может быть отложен на более позднее время. Документы должны быть изъяты, и им обеспечено надлежащее хранение. При осмотре нужно тщательно и всесторонне изучить все части документа. Если требуется, то следователь должен привлечь к осмотру документов специалистов и провести осмотр документа при помощи техническихсредств. Рекомендуется осматривать документы как при прямом, так и при боковом освещении, как в отраженном свете, так и на просвет.

Основные правила осмотра документа: 1)обязательно нужно уяснить характер и назначение документа:

2) проверить, соответствует ли официальный документ требуемой форме, для этого надо проверить обязательные реквизиты документа. Для проверки рекомендуется использовать стандартные образцы документов;

3) проверить, полностью ли бланк заполнен;

4) проверить печати и штампы, отвечают ли они требованиям, которые установлены на предприятии;

5) проверить, подписало ли документ лицо, уполномоченное на это;

[1]

6) проанализировать содержание документа;

Читайте так же:  Предупреждение работника об увольнении по инициативе работодателя

7) сравнить дату и линии сгибов на документе;

8) проверить документ на дописки или проверить, не содержит ли документ текста, который был выполнен карандашом с сильным нажимом;

9) обратить внимание на состояние документа (рваный, порезанный и т. д.).

Правила обращения с документами заключаются в следующем. Исследуемые документы не должны подвергаться изменениям, они должны сохраняться в неизменном виде. При ознакомлении с документами нельзя на них делать какие-либо надписи, пометки и так далее, нельзя облучать документ длительное время, так как это может повлечь изменение или утрату физических свойств материала документа.

Документы – вещественные доказательства нельзя подшивать к материалам дела, сначала их нужно положить в конверт, а потом уже подшивать к делу. Также документы рекомендуется сгибать только по имеющимся уже сгибам. Разорванные документы следует помещать между прозрачными пластинками. Так как на документах могут остаться какие либо следы (рук), микрочастицы, запаха и так далее, то брать документы в руки следует в резиновых перчатках или пинцетами.

37. Понятие и классификация микрообъектов. Правила обнаружения, изъятия и фиксации микрообъектов

В понятие «микрообъект» входят следующие понятия:

1) «микрочастица» – это микроцелое или микрочасть целого, отделенная от него под воздействием определенных факторов, и представляет собой микроколичество вещества или материала, находящегося в твердой фазе;

2) «микрослед» – это отображение микрообъекта;

3) «запаховые следы» – микроколичества летучих соединений, оставленных на материальных объектах. Они представляют собой газообразное облако, смесь воздуха с пахучими веществами при отсутствии источника запаха в месте обнаружения запа-хового следа.

Выделяют следующие виды микрообъектов:

2) по механизму образования. Микрообъекты возникают при контактном взаимодействии материальных тел и являются следами наслоения. Очень часто микрочастицы можно обнаружить на руках, обуви, одежде, на орудиях взлома и т. д. Также встречается и бесконтактное появление микрочастиц;

3) по природе происхождения:

а) органические: естественные (следы крови, спермы, слюны, мочи и т. д.) и искусственные (микроколичества синтетических соединений и обработанных природных веществ (например, наркотических веществ);

б) неорганические (частицы металла, гипса и т. д.);

в) смешанные (пыль, почва, лакокрасочное покрытие).

Объекты – носители микрочастиц при осмотре следует соответствующим образом сохранять в неизменном виде и предохранять их от загрязнения.

Осмотр объектов – носителей микрочастиц следует производить над большим чистым листом бумаги. На руках должны обязательно быть резиновые перчатки, а при осмотре мелких предметов следует пользоваться пинцетами. Искать микроследы и микрочастицы нужно при хорошем, ярком освещении с использованием увеличительных приборов или специальных средств. При осмотре таких объектов следует менять освещение.

Все действия по обнаружению, изъятию и фиксации микрообъектов следует отражать в протоколе соответствующего следственного действия. В протокол осмотра должны обязательно вноситься размеры, цвет, взаимное расположение микрообъектов. Объекты-носители, следы фотографируются детальной съемкой. Объект-носитель изымается и помещаться в специальные условия. Микрообъекты изымаются только в том случае, если сам объект-носитель изъять невозможно.

Листы бумаги, на которых производился осмотр, изымаются, отдельно упаковываются и процессуально оформляются. Мероприятия по отбору, упаковке и консервации следов должны производиться в присутствии понятых. С больших площадей возможно собирание микрочастиц специальными приборами (пылеулавливающим устройством, мини-пылесосом). Из труднодоступных мест микрообъекты изымаются при помощи иглы, пинцетов. Также могут быть использованы магниты или магнитная кисть. Микрообъекты с гладких поверхностей можно изъять на липкую ленту.

Каждый объект-носитель упаковывается отдельно. Наилучшей упаковкой служат бумажные конверты, стеклянная посуда. При исследовании микрообъектов лучше всего приглашать специалистов. Часто приглашаются комиссии экспертов.

Документация испытательной лаборатории

Испытательная лаборатория должна обладать документацией прошедшую проверку при аккредитации её деятельности.

Основные группы аккредитации испытательной лаборатории:

1) Правовая документация:

— положение об испытательной лаборатории;

— паспорт испытательной лаборатории;

— лицензия (при проведении испытаний для целей сертификации в законодательно регулируемой сфере).

2) Организационно-методическая документация:

— стандарты ИСО, документы ИСО;

— стандарты серии ЕN 45000;

— ГОСТ Р 51000, регламентирующие организационные и методические вопросы аккредитации и деятельности аккредитованных лабораторий.

3) Нормативная документация на испытательную продукцию:

— документация, регламентирующая технические требования к испытываемой продукции и методы ее испытаний и из­мерений в области аккредитации лаборатории;

— стандарты и другая нормативная документация.

4) Документация на систему обеспечения качества

— руководство по качеству по качеству;

— политика, цели в области качества.

5) Документация на испытательное и измерительное оборудование:

— наименование и вид оборудования;

— предприятие-изготовитель (фирма), тип (марка), заводской и инвентарный номер;

— дата изготовления, получения и ввода в эксплуатацию обо­рудования;

— состояние при покупке (новое, бывшее в употреблении, после ремонта и т. д.);

— данные об имеющихся неисправностях, ремонтах, техни­ческом обслуживании; данные об аттестациях, проверках;

— документы по эксплуатации и техническому обслуживанию испытательного оборудования и средств измерений; паспорт на каждую единицу испытательного оборудования и средств измерений;

— методики проведения проверок средств измерений, а также программы и методики аттестации испытательного обору­дования;

— порядок аттестации и утверждения нестандартизированных методик испытаний и измерений;

— документы по учету проверок средств измерений и аттеста­ции испытательного оборудования; графики аттестации ис­пытательного оборудования и поверок средств измерений.

6) Документация по делопроизводству:

— личные дела сотрудников лаборатории;

— материалы по аттестации сотрудников лаборатории.

7) Документация на испытываемые образцы изделий (паспорт, технические описания и руководства по эксплуатации на испы­тываемые изделия), а также инструкции, содержащие:

— порядок идентификации образцов изделий;

— порядок проверки комплектности и работоспособности об­разцов при их приемке;

Видео (кликните для воспроизведения).

— требования к комплектности документов на образцы изде­лий;

— порядок обеспечения сохранности образцов;

— порядок возврата образцов изделий заказчику.

8) Документация на порядок проведения испытаний и регист­рации данных:

— программы и методики проведения испытаний;

— документы, содержащие порядок расчетов и расчетные дан­ные;

Читайте так же:  Пенсионные отчисления в сбербанк как проверить накопления

— рабочие журналы, содержащие результаты испытаний и из­мерений;

— отчеты о проведенных испытаниях.

9) Документация по поддержанию условий в помещениях:

— инструкции по обеспечению должного порядка в производственных помещениях и журналы контроля состояния помещений;

— эксплутационная документация на оборудование, контролирующее и (или) поддерживающее необходимые условия окружающей среды в помещениях.

10) Документация по архиву:

— инструкции по порядку ведения архива данных измерения и испытаний;

— сопроводительные документы к образцам и т.д.

В обязательном порядке испытательная лаборатория должна иметь внутреннюю систему обеспечения качества, соответствую области её аккредитации. Элементы этой системы включаются в «Руководство по качеству», предоставляемое для пользования персоналу лаборатории. Допускается также разработка сокращенного варианта этого документа для представления заказчикам.

Если испытательная лаборатория удовлетворяет всем перечисленным выше требованиям в соответствии с ГОСТ Р 51000. 3-96 или ЕN 45001, то она подает заявку на аккредитацию. Одновременно с заявкой в орган по аккредитации направляют­ся все необходимые документы, подтверждающие беспристрастность, независимость, неприкосновенность и техническую компетентность лаборатории. Порядок аккредитации в целом одинаков как для органа по сертификации, так и для испытательной лаборатории.

Как правильно знакомить работников с документами

Аудит кадровой документации подходил к концу.

— Ну вот, теперь я за вас почти спокоен. – Заключил юрист. – А почему я нигде не увидел подписи работников, подтверждающие ознакомление с локальными нормативными актами?

— Они у нас в отдельном журнале расписываются, я покажу.

— Заводить отдельный журнал, конечно, не запрещено. Также как и делать соответствующую отметку в трудовом договоре. Но если у вас дойдет до суда, и работник заявит, что знакомился он совсем с другим документом, нежели тот, что вы показываете в суде, доказать обратное будет крайне сложно.

— А зачем работнику это надо?

— Ради денег, восстановления на работе. А бывают люди с отклонениями в поведении или профессиональные сутяги.

— Никогда с таким не сталкивалась…

— И не надо! Достаточно того, что я с ними сталкиваюсь. Увольняют, например, лодыря, регулярно не выполняющего должностные обязанности, а он — в суд с требованием восстановить на работе, оплатить время вынужденного прогула, выплатить компенсацию… Потому что при поступлении на работу его знакомили совершенно с другой должностной инструкцией, а эту изменили специально, чтобы его выгнать…

— Но ведь это голословное утверждение.

— Ну, почему. При нынешнем уровне техники не так сложно подделать документы со всеми подписями и печатями.

— Но есть же экспертиза!

— Есть. Но она стоит денег, а перед этим еще нужно убедить суд в ее необходимости. А суды у нас исходят из презумпции вины работодателя пред работником.

— Как?! Я думала, суд подходит непредвзято, исследует все материалы, а потом…

— Еще как предвзято. Поэтому все документы должны быть сделаны и-де-аль-но. – Юрист даже палец поднял. – И я вам настоятельно рекомендую к каждому документу, с которым знакомите работника, прикрепить листы ознакомления, прошить их вместе со всем документом, пронумеровать все страницы, и тогда вас никто ни в чем необоснованно обвинить не сможет.

Трудовой кодекс требует только знакомить работников с локальными нормативными актами под роспись (ст. 22 , 68 , 88 ТК). Исключение – дистанционные работники при наличии у них усиленной квалифицированной цифровой подписи, если такой порядок прописан в ЛНА организации ( ст. 312.1 ТК ). Также следует установить в ЛНА организации порядок ознакомления с ними не дистанционных работников.

[3]

Таким образом, трудовой инспектор вправе наказать только за отсутствие подписи работника, подтверждающей его ознакомление с ЛНА, или несвоевременное ознакомление с документом. Например, трудовой договор заключен 20.06.2017, а ознакомился с ПВТР сотрудник 23.06.

При обмене электронными документами работодатель больше защищен от недобросовестных действий работника. В настоящее время Минэкономразвития подготовлен законопроект, позволяющий использовать электронные подписи со всеми категориями работников (а не только дистанционными, как это возможно сейчас). Будет ли он принят, и в каком виде, покажет время.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

Читайте так же:  Предоставление информации о наличии исполнительного производства

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • порядковый номер работника;
  • его должность;
  • дата и номер приказа о приеме на работу;
  • дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Как правильно определить срок хранения документов?

Вопрос-ответ по теме

По какой из статей Перечня типовых управленческих архивных документов правильно определить срок хранения таких документов, как: договоры коллективной материальной ответственности с приложенными листами ознакомления сотрудников, договоры о материальной ответственности материально ответственного лица, коллективные договоры, приказы руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе?

Вы правы, для того чтобы определить сроки хранения указанных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень) (приказ зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 № 18380).

Эксперт делится важной информацией о экспертизе ценности документов в материале по ссылке.

Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, договоров о материальной ответственности материально-ответственных лиц, следует учитывать, что трудовое и гражданское законодательство Российской Федерации предусматривает полную или частичную материальную ответственность работников за ущерб работодателю, причиненный их неквалифицированными или предумышленными действиями во время исполнения служебных обязанностей. Материальная ответственность может быть как персональной, так и коллективной. В первом случае между работодателем и конкретным работником заключается договор о материальной ответственности, во втором случае — между работодателем и группой работников (например, бригадой) заключается договор о коллективной материальной ответственности. Перечень не содержит отдельных статей на договоры коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Поэтому, говоря о сроках хранения вышеуказанных договоров, можно руководствоваться ст. 457 Перечня, определяющей сроки хранения договоров о материальной ответственности материально-ответственного лица.


статьи

Вид документа

Срок
хранения

документа

Приме­чания

Договоры о материальной ответственности материально-ответственного лица

После увольнения материально-ответственного лица

Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Как видим, срок хранения указанных договоров будет индивидуальным для каждого сотрудника и будет зависеть от даты увольнения конкретного сотрудника. Поэтому при хранении указанных договоров очень важным становится учет уволенных сотрудников, которые являлись материально-ответственными лицами.

Подробнее о текущем хранении документов мы писали здесь.

Следует обратить внимание то, что в Перечне есть упоминание о сроке хранения такого документа, как Образцы подписей материально-ответственных лиц. Поэтому при заключении договоров с материально-ответственными лицами можно рекомендовать составлять этот документ, который, как правило, содержит следующие графы:

Читайте так же:  Сведения онлайн об объектах недвижимого имущества росреестр

наименование должности материально-ответственного лица;

Ф.И.О. материально-ответственного лица;

основание (номер и дата договора):

примечание (например, указывается дата увольнения материально-ответственного лица).

Срок хранения Образцов подписей материально-ответственных лиц определяется ст. 458 Перечня:

Образцы подписей материально-ответственных лиц

До минования надобности (1)

Читатель задает вопрос не только о сроках хранения договоров о коллективной материальной ответственности, но и о сроках хранения листов ознакомления сотрудников с указанными договорами. Еще раз поясним, что договор коллективной материальной ответственности заключается между работодателем и членами коллектива (в лице руководителя коллектива), а подписывается работодателем, руководителем коллектива, например, бригадиром, и членами коллектива. Поэтому подписи всех членов коллектива являются обязательными и входят в состав раздела договора «Подписи сторон». При подписании договора всеми членами коллектива необходимости в ознакомлении сотрудников с уже подписанным ими договором о коллективной материальной ответственности нет. Но если все-таки возникает необходимость определения сроков хранения каких-либо документов к договорам, то можно рекомендовать использовать ст. 455 Перечня.

Документы (расчеты, заключения,

справки, переписка) к договорам,

После истечения срока действия договора, соглашения

Подробнее о сроках хранения документов мы написали в материале по ссылке.

Говоря о сроках хранения договоров коллективной материальной ответственности, следует учитывать, что Перечень определяет не только сроки хранения договоров коллективной материальной ответственности, но и сроки хранения переписки о ходе заключения коллективных договоров, документов и переписки о проверке выполнения условий коллективного договора [*] :

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

Документы (протоколы, анализы,

справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора

Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Читайте подробнее о основных видах документов организации по этой ссылке.

Говоря о сроках хранения приказов руководства о наложении штрафов на сотрудников за те или иные недочеты в работе, хотелось бы пояснить, что штраф (от нем. Strafe — «наказание») — вид наказания; денежное взыскание, как правило, в пользу государства, назначаемое за совершение проступка. В законодательстве разных государств наряду с термином «штраф» используется также термин «денежное взыскание».Штрафы на работе противоречат трудовому законодательству. Штрафование за дисциплинарные проступки (опоздание на работу и т. п.) законодательством запрещено. Привлечь работника к материальной ответственности можно, только если он своими действиями причинил работодателю прямой ущерб.

Вы узнаете больше о исходящих документах, если перейдете в материал.

Но поскольку понятия штрафа нет в Трудовом кодексе РФ, есть мотивированное лишение премии за тот или иной проступок. Мотивированное лишение премии должно быть обосновано и понятно как работодателю, так и работнику, оформляется приказом в соответствии с положением о премировании. При определении сроков хранения таких приказов можно руководствоваться п. б ст. 19 Перечня. Кроме того, следует обратить внимание читателей на 20, 21 статьи Перечня, которые определяют сроки хранения проектов приказов и документов к ним, а также документов об их выполнении:

Приказы, распоряжения; документы

(справки, сводки, информации,

а) по основной (профильной)

б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение,

перевод, увольнение; аттестация,

повышение квалификации, присвоение званий (чинов);

изменение фамилии; поощрения,

награждения; оплата труда,

премирование, различные выплаты;

все виды отпусков работников с

тяжелыми, вредными и опасными

условиями труда, отпуска по

уходу за ребенком, отпуска без

(заработной платы); дежурства по

профилю основной деятельности;

длительные внутрироссийские и

командировки для работников с

с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

в) по административно-хозяйственным вопросам

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

(2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

Проекты приказов, распоряжений;

документы к ним

Документы (справки, доклады,

отчеты, переписка) о выполнении

Подробнее о формировании дел мы писали здесь.

Видео (кликните для воспроизведения).

[*] Коллективный договор — «правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей» (ст. 40 ТК РФ).

Источники


  1. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.

  2. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.

  3. Грот, Н.Я. О нравственной ответственности и юридической вменяемости / Н.Я. Грот. — Москва: ИЛ, 2017. — 144 c.
  4. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.
  5. Летушева, Н. И. Теория государства и права / Н.И. Летушева, М.В. Летушева. — М.: Академия, 2008. — 208 c.
Правила ознакомления работников лаборатории с документами
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here