Положение о номенклатуре дел в образовательном учреждении

Полезная информация на тему: "Положение о номенклатуре дел в образовательном учреждении", собранная из сети и предоставленная в удобном для чтения виде. По всем вопросам - обращайтесь к дежурному юристу.

Номенклатура дел школы
материал на тему

Номенклатура дел школы составлена в соответствии с новыми нормативными и методическими документами. А именно, в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558).

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами

Вложение Размер
nomenklatura_del_sosh_no_70_2013.pdf 407.78 КБ

Предварительный просмотр:

Чтобы пользоваться предварительным просмотром создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

В докладе представлена основная документация педагога дополнительного образования. Даны рекомендации по ее оформлению и ведению. Данная публикация предназначена для начинающего педагога дополнит.

Это примерная номенклатура дел. Данный материал поможет начинающему администратору ОУ взять за основу мои наработки. Переработав их в соответствии со своим общеобразовательным учреждением, можно получ.

Поможет в работе зам.директорам по ВР, которые испытывают затруднения в работе. Имеются приложения.

Номенклатура дел позволяет систематизировать тот перечень документов, который ведёт педагог-психолог в образовательном учреждении.На обложке любой папки прикрепляется в левом верхнем углу-название обр.

Номенклатура дел соц педагога.

Это выступление состоялось на Всероссийской научно-практической конференции в городе Ульяновске в 2014 году. Считаю, что она не утратила своей актуальности и в наше время.

Номенклатура дел в организации

«Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4

Номенклатура дел в организации

[3]

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

Виды номенклатуры дел

В соответствии с п. 75 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Организациям, финансируемым из бюджетов различных уровней, гораздо проще разработать номенклатуру дел, так как примерные типовые номенклатуры у них утверждены нормативными актами. Например:

— генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008 утверждена Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей;

— Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371 утверждена Номенклатура дел Рособразования;

— Письмом от 29.09.2000 N 711/28-16 Минобразования предложило Примерную номенклатуру дел для использования в работе учреждений дополнительного образования детей.

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру.

Итак, различают три вида номенклатур дел:

— типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

— примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

— индивидуальная (устанавливает состав дел конкретной организации).

Как правило, организации сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, а затем данные сводятся в одну единую номенклатуру дел конкретной организации.

Составляем и оформляем

Для правильного составления номенклатуры дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Сделать это можно по номенклатурам, представленным структурными подразделениями. Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такого условия не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

Составление номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать офис-менеджер или же кадровый работник.

Если численность организации не превышает 100 человек, с обязанностями по составлению номенклатуры дел справится один работник. Если в трудовом договоре не содержалось условий об этом, нужно заключить дополнительное соглашение с работником, где оговорить, какие трудовые функции у него прибавились и как это будет ему оплачиваться. На основании соглашения издается приказ и конкретный работник назначается ответственным за разработку и оформление номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В частности, можно обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

Читайте так же:  Покупка квартиры если собственник несовершеннолетний ребенок

На основании п. 3.4.6 Правил сводная номенклатура дел организации составляется по утвержденной форме (Приложение 7).

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

———— N ——- Наименование должности

Положение о номенклатуре дел в образовательном учреждении

Автор: Колосков Дмитрий · 10.09.2019 2019-09-10

муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение

«Детский сад № 000 общеразвивающего вида с приоритетным осуществлением деятельности по физическому направлению развития детей»

председатель первичной Заведующий МБДОУ № 000

профсоюзной организации МБДОУ № 000 ____________

___________ Приказ № ___ от «___»_______20__ г.

Общим собранием трудового коллектива

протокол № __ «___»_______201__г.

О НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее положение составлено в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения «Детский сад № 000 общеразвивающего вида с приоритетным осуществлением деятельности по физическому направлению развития детей» (далее – МБДОУ), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

1.2. Настоящее положение разработано на основании Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64), в соответствии с ФЗ «Об образовании» от 01.01.2001 года № 000.

1.3. Номенклатура дел МБДОУ представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве, с учетом сроков их хранения.

1.4. Номенклатура дел разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.

1.5. При разработке номенклатуры дел на основе примерной учитывалась практика ведения делопроизводства, сложившаяся в МБДОУ, а также требования архивных учреждений к номенклатурам дел.

1.6. Номенклатура дел построена по структурному принципу, в соответствии с утвержденным штатным расписанием, и отражает документы, образующиеся в деятельности МБДОУ, в том числе специфические, не предусмотренные примерной номенклатурой.

[1]

1.7. Заголовки дел переносятся на конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т. к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в общем виде.

1.8. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

1.9. Состав документов, образующихся в делопроизводстве МБДОУ, может со временем меняться. Эти изменения учитываются при составлении конкретных номенклатур.

В номенклатуре заголовки дел могут конкретизироваться; одному заголовку дела примерной номенклатуры может соответствовать два или несколько заголовков номенклатуры МБДОУ. (Например, «Переписка учреждения по основной деятельности может быть конкретизирована следующим образом «Переписка с исполнительными органами государственной власти о выполнении предписаний проверок и ревизий» и т. д).

В тоже время несколько заголовков дел с одинаковыми сроками хранения при небольшом объеме документов могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

1.10. Сроки хранения дел и номера статей, указанные в примерной в номенклатуре дел, перенесены в номенклатуру МБДОУ без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть либо увеличены, либо уменьшены.

1.11. Документы постоянного срока хранения хранят в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Дальнейший срок хранения определяет МБДОУ в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.

1.12. Определенные документы (нормативно – правовые, имущественно – хозяйственные, итоги деятельности и перспективы развития МБДОУ) хранятся в МБДОУ постоянно, до ликвидации данных учреждений, что обусловлено действующим законодательством и длительным практическим значением указанных документов.

1.13. При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, их сроки хранения определяются в соответствии с перечнями типовых документов, либо путем оценки в соответствии с решением экспертной комиссии, исходя из научной и практической ценности, и согласуются с ЭПК Управления архивами. Конкретная номенклатура составляется в четвертом квартале текущего года на следующий год сотрудниками МБДОУ, ответственными за делопроизводство и архив, может использоваться предыдущая номенклатура дел, если не было никаких изменений.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230 , 230.1
  2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  3. Приказ Минкультуры «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Читайте так же:  Трудовое законодательство увольнение по инициативе работодателя

При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Номенклатура дел
материал по теме

Образец номенклатуры дел в помощь заведующей ДОУ, документ с которого проверяющие инстанции начинают проверку документации руководителя ОУ

Вложение Размер
nomenklatura_del.doc 141.5 КБ

Предварительный просмотр:

приказ № 105/1 от 1.09.2011 года

Заведующая МБДОУ дс ОВ № 6

___________ Крамарь Е.А.

муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения

детского сада общеразвивающего вида № 6.

Наименование структурных подразделений

Сроки хранения документов

01 Организационные документы

Распорядительные документы вышестоящих органов

Лицензия на право ведения образовательной деятельности с приложением

Положение о дошкольном учреждении

3 года после замены

Должностные инструкции сотрудников

Технический паспорт ДОУ

Акты, справки о результатах проверок

Статистический отчёт (Ф-85)

Договор с учредителем

Журнал входящей документации

Журнал исходящей документации

После внесения изменений

Правила внутреннего трудового распорядка

После внесения изменений

Договор о закреплении муниципального имущества на праве оперативного управления с актом передачи имущества

Коды Общероссийского классификатора

Документ на право пользования землёй

Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе

Свидетельство о внесении в Единый государственный реестр

Свидетельство об аккредитации

Приказ об аттестации

Свидетельство о государственной регистрации права (на здание и землю)

После внесения изменений

Положение о группах кратковременного пребывания

Положение о платных дополнительных услугах в ДОУ

02 Воспитательно–образовательная работа

Протоколы заседаний Педсоветов

Аттестация педагогических работников

Консультации для педагогов

Работа с родителями

Контроль по воспитательно-образовательной работе

Контроль за организацией режимных моментов

Банк данных о педагогических работниках

Программа развития ДОУ

Планы воспитательно- образовательной работы воспитателей и специалистов

03 Медицинская документация

Медицинская карта ребёнка (Ф-026-у)

Журнал учёта профпрививок

Списочный состав детей

Журнал осмотра детей на педикулёз

Журнал температурного режима холодильника в медицинском кабинете.

Журнал учёта работы по гигиеническому воспитанию.

Журнал учёта заболеваемости детей.

Журнал анализа питания. Соответствие натуральным нормам.

Журнал осмотров сотрудников на гнойничковые заболевания.

Журнал учёта реакций манту.

Журнал вводного инструктажа для родителей.

Журнал регистрации инфекционных заболеваний.

Журнал кварцевания групповых помещений и игрушек.

Журнал наблюдения за детьми, контактными по ОКЗ.

Журнал прохождения медосмотров сотрудниками.

Журнал регистрации медикаментов.

Журнал проведения занятий по санминимуму.

Журнал учёта «С»-витаминизации

Журнал бракеража готовой кулинарной продукции

Журнал регистрации диспансерных детей

Журнал получения и расхода вакцин

Журнал антропометрических данных детей.

Журнал осмотра детей специалистами.

Журнал контроля за питанием со стороны родительской общественности

Видео (кликните для воспроизведения).

Журнал отходов овощей. Журнал отходов при разделке мяса и рыбы.

Журнал взаимосвязи между учителем-логопедом и медработником.

Журнал контроля за соблюдением санитарно-гигиенических норм и требований.

План работы по летней оздоровительной компании.

Лицензия на медицинскую деятельность

Журнал бракеража поступающего продовольственного сырья и пищевых продуктов (Ф-36/у)

План физкультурно-оздоровительных мероприятий на календарный год.

Журнал учёта t режима по группам.

Журнал учёта детского травматизма.

Журнал здоровья работников пищеблока

Журнал калорийности пищи

Книга приказов по личному составу

Заявления сотрудников о приёме, об отпусках, увольнении.

Книга учёта движения трудовых книжек

Книга движения личного состава

Личные дела сотрудников (личная карточка сотрудников (Ф т-2), трудовой договор, автобиография, копии паспорта, пенсионного свидетельства, ИНН, свидетельства о рождении детей, документы об образовании, курсах и о повышении квалификации, личный листок работника)

Тарификационный список сотрудников

Книга приказов по основной деятельности

Книга приказов по отпускам

График отпусков сотрудников

Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации личных дел сотрудников

05 – Финансово-хозяйственные документы

Инвентарные списки основных средств

Инвентарные списки материальных средств

Ведомости учёта движения малоценных средств

Журнал регистрации боя посуды

Журнал по питанию

Журнал регистрации прихода(накладные)

Технические паспорта на приборы и оборудование

Журнал учёта скоропортящихся продуктов

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

Сертификаты качества на получаемые продукты питания

Журнал учёта потребления воды и электроэнергии

Акты приёма, сдачи и списания имущества

Договора с обслуживающими организациями

Срок заключения договора

06 – делопроизводство и архив

Читайте так же:  Претензия работнику о возмещении материального ущерба образец

Личные дела детей (путёвка УО, копия свидетельства о рождении ребёнка, справка о составе семьи, договор между ДОУ и родителями, заявление на приём в дс)

3 года после выпуска детей

Личные дела получателей компенсации

1 год после выпуска детей

Книга движения детей

Книга приказов по воспитанникам

08 – охрана труда

Должностные инструкции по охране труда

Акты готовности ДОУ к новому учебному году

Акты испытания гимнастических снарядов и оборудования

Соглашение администрации и профсоюзного комитета ДОУ по охране труда

Акт проверки соглашения по охране труда

Журнал учёта выдачи инструкций по охране труда

Журнал регистрации инструктажей на рабочем месте

Журнал инструктажа обучающихся воспитанников

Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками

Положение о расследовании несчастных случаев с воспитанниками

После внесения изменений

Положение об организации работы по охране труда и обеспечению безопасности образовательного процесса

Программа вводного инструктажа по охране труда на рабочем месте

Программа первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

Тематический план и программа обучения работников по охране труда, контрольные вопросы для проверки знаний, экзаменационные билеты

Перечень инструкций по охране труда, действующих в ДОУ

Положение о комитете (комиссии) по охране труда

План работы комитета по охране труда

План организационно-технических мероприятий по улучшению условий и охраны труда

План мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма

Журнал технического осмотра зданий и сооружений ДОУ

Протоколы проверки сопротивления изоляции электросети и заземления оборудования

Журнал учёта присвоения 1 группы по электробезопасности неэлектрическому персоналу

Планы эвакуации по этажам

Журнал регистрации противопожарного инструктажа

Журнал учёта первичных средств пожаротушения

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

В данном документе представлен пример номенклатуры дел ДОУ на год.

в презентации представлены 3 блока: информационно-правовые документы, воспитательно-образовательная документация, документация о воспитанниках групп.

На данном мастер-классе предложен практический материал по номенклатуре дел: перечень документов, правила оформления дел и др.

Начался учебный год – самое время провести анализ действующей номенклатуры дел и подготовить проект новой на 2016 год. Рассмотрим основные правила составления и оформления номенклатуры дел.

Образец номенклатуры дел ДОУ 2015.

Спешу поделиться своим опытом. Данный мастер класс будет полезен старшим воспитателям.

Приказ Минобразования РСФСР от 20.09.1988г. № 41 «О документации детских дошкольных учреждений» (вместе с «Примерной номенклатурой дел детского дошкольного учреждения», «Рекомендациями по применению П.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 год

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018-й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи.

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2018 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

  • устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
  • штатного расписания;
  • рабочих планов и отчетов;
  • НД за предыдущие периоды;
  • другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Читайте так же:  Сроки повторного предъявления исполнительного документа к исполнению

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Читайте так же:  Ответственность руководителя за нарушение требований охраны труда

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Типовая номенклатура дел

Основные блоки документов

  • Организационные документы устанавливают общие принципы работы внутри компании.
  • С помощью распорядительных документов сотрудникам ставятся задачи. Таковыми могут быть: внесение изменений в штатное расписание, предоставление отпуска, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.
  • Информационно-расчетные документы позволяют вести учет персональных данных, трудовой деятельности работника.
  • Методические документы не являются обязательными, упрощают управление структурными подразделениями внутри компании.

Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.

Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.

Видео (кликните для воспроизведения).

Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.

Типовая номенклатура дел организации, перечень

Нормативный акт

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

Приказы по основной деятельности

ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации

приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

[2]

Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни

Положение о коммерческой тайне

Ст. 10 Закона о коммерческой тайне

Ст. 242 , 243 , 244 , 245 ТК РФ

В номенклатуре государственных организаций, имеющих сложную структуру управления, заголовки дел располагаются в следующей последовательности:

  1. Распорядительная документация вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ).
  2. Локальные нормативные акты.
  3. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.).
  4. Переписка по различным вопросам.
  5. Учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы № Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы.

Особенности

Если организация небольшая и не имеет вышестоящей, то номенклатура дел начнется с внутренних документов. За ними следуют документы по личному составу (приказы, трудовые договора, личные карточки и т.п.).

Трудовые договора в номенклатуре могут фигурировать отдельно в том случае, если не ведутся личные дела. Договора, так же как и соглашения в этом случае, хранятся соответственно.

Говоря об обязательных документах, нужно принимать во внимание специфику работы организации. Если имеются особые условия труда, то в перечень необходимо включить дополнения.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения, образец

Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы.

Источники


  1. Сидорова, Е.В. Используем сервисы Google. Электронный кабинет преподавателя: моногр. / Е.В. Сидорова. — М.: БХВ-Петербург, 2015. — 966 c.

  2. Гуцол, В. В. Правовые основы Российского государства / В.В. Гуцол. — М.: Феникс, 2006. — 448 c.

  3. Теория государства и права. — М.: КноРус, 2009. — 384 c.
  4. Мачин, И. Ф. История политических и правовых учений. Учебное пособие для прикладного бакалавриата / И.Ф. Мачин. — М.: Юрайт, 2016. — 220 c.
  5. ред. Кашанина, Т.В.; Кашанин, А.В. Основы права. Хрестоматия; М.: Высшая школа, 2012. — 279 c.
Положение о номенклатуре дел в образовательном учреждении
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here