Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни

Полезная информация на тему: "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни", собранная из сети и предоставленная в удобном для чтения виде. По всем вопросам - обращайтесь к дежурному юристу.

Содержание

  • Вопрос: Организация, применяющая УСН, использует универсальный передаточный документ. Нужно ли ставить подписи в разделе «Счет-фактура», или достаточно подписи в строке «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» и в строке «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2016 г.)

    Организация, применяющая УСН, использует универсальный передаточный документ.

    Нужно ли ставить подписи в разделе «Счет-фактура», или достаточно подписи в строке «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал» и в строке «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»?

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

    Организация, применяющая УСН, реквизиты УПД «Подпись руководителя организации», «Подпись главного бухгалтера организации» может не заполнять. Для правильного оформления УПД в данном случае достаточно наличия подписи соответствующего лица по строке 10 или по строке 13. Обращаем внимание, что при оформлении УПД в рассматриваемой ситуации целесообразно указывать статус «2».

    В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Факт хозяйственной жизни, согласно ст. 3 Закона N 402-ФЗ, — это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

    Таким образом, такие факты хозяйственной жизни, как отгрузка товара, выполнение работ или оказание услуг, в обязательном порядке должны быть оформлены первичным учетным документом.

    Конкретные формы первичных учетных документов в настоящее время определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

    Счет-фактура не является первичным документом бухгалтерского и налогового учета (письмо Минфина России от 25.06.2007 N 03-03-06/1/392); он выставляется при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав и служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени), сумм НДС к вычету (п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

    Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать счет-фактура, приведен в пунктах 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.

    В 2013 году ФНС России выступила с инициативой о замене в целях налогообложения накладных и актов выполненных работ универсальным передаточным документом (УПД), составляемым на основе формы счета-фактуры, дополненной необходимыми реквизитами (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96).

    Как следует из приложения 2 к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected], такой документ может выступать:

    — либо одновременно в роли первичного учетного документа (передаточного документа: товарная накладная, акт выполненных работ, акт об оказании услуг и т.д.) и счета-фактуры. В этом случае в поле «статус документа» проставляется цифра «1»;

    — либо исключительно в качестве первичного учетного документа (передаточного документа). В такой ситуации для заполнения поля «Статус» используется цифра «2».

    Обязанность по составлению счетов-фактур возложена налоговым законодательством РФ исключительно на плательщиков НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ). Организации, применяющие УСН, плательщиками НДС не признаются*(1) (п. 2 ст. 346.11 НК РФ), следовательно, составлять счета-фактуры не обязаны (письма Минфина России от 24.10.2013 N 03-07-09/44918, от 16.05.2011 N 03-07-11/126, от 05.10.2007 N 03-11-05/238, от 23.03.2007 N 03-07-11/68).

    Поэтому организации, применяющей УСН, при составлении УПД целесообразно указывать статус «2», то есть использовать данный документ исключительно для удостоверения факта отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

    В силу п.п. 7, 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательным реквизитом первичных учетных документов является подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо подпись лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

    Как видим, конкретный перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные учетные документы, не установлен. Поэтому наличие в первичных документах подписей руководителя или главного бухгалтера не является обязательным. Такой документ, по сути, может подписать любое лицо, которое совершило конкретную сделку или операцию, либо ответственно за ее оформление. Причем для правильного оформления первичного документа достаточно наличия любой из перечисленных подписей.

    Отметим, что, в отличие от первичного учетного документа, счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера (либо иного уполномоченного лица) в обязательном порядке (п. 6 ст. 169 НК РФ).

    Так как в рассматриваемой ситуации УПД используется только в качестве передаточного документа, подтверждающего факт отгрузки, наличие в нем подписей именно руководителя и главного бухгалтера не обязательно (но и не запрещено). В данном случае документ будет составлен верно, если в нем будут проставлены подписи по строке 10 или по строке 13 (приложение 4 к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected]).

    Также обращаем Ваше внимание, что Закон N 402-ФЗ (как и иные нормативные документы по бухгалтерскому учету) не обязывает экономический субъект заполнять все реквизиты, предусмотренные в разработанной (применяемой) форме документа, которым оформляется операция, при условии, что заполнены все обязательные реквизиты первичного документа (перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Сам по себе факт незаполнения каких-либо граф (строк), предусмотренных формой документа, не влечет его недействительность.

    В свою очередь, налоговый учет, указывая на необходимость наличия первичных документов, не регламентирует порядок их оформления, отсылая к нормам законодательства по бухгалтерскому учету (в частности п. 1 ст. 11, п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ).

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

    Ответ прошел контроль качества

    31 марта 2016 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

    Читайте так же:  Сколько стоит независимая экспертиза квартиры после залива

    *(1) За исключением НДС, подлежащего уплате в соответствии с НК РФ при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (включая суммы налога, подлежащие уплате при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области), а также НДС, уплачиваемого в соответствии со ст. 174.1 НК РФ.

    Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

    Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

    Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

    Правовой консалтинг является уникальной услугой индивидуального консультирования по правовым вопросам, которая предоставляется пользователям непосредственно во время работы с системой ГАРАНТ.

    Основные преимущества услуги Правового консалтинга:

    Удобство использования — в любой момент при работе с системой ГАРАНТ можно обратиться за персональной консультацией и получить ответ на интересующий вопрос, ответы хранятся в системе ГАРАНТ и содержат гиперссылки на дополнительные тематические материалы, содержащиеся в системе.

    Гарантия качества — служба Правового консалтинга состоит из квалифицированных экспертов в области бухгалтерского учета и налогообложения, трудового и гражданского права в сфере регулирования предпринимательской деятельности. Все ответы проходят обязательную дополнительную централизованную экспертизу рецензентами службы Правового консалтинга.

    Оперативность — срок ответа на вопросы пользователя, принятые к рассмотрению, составляет два дня.

    Для того чтобы воспользоваться услугой Правового консалтинга, выберите в основном меню системы ГАРАНТ раздел «Правовая поддержка» (или используйте сочетание клавиш Alt + F1) и в открывшемся окне введите свой вопрос.

    Более подробную информацию о данной услуге Вы можете получить, обратившись к Разделу «Правовая поддержка» Руководства пользователя (клавиша F1) или у Вашего специалиста по обслуживанию.

    Подпись на УПД

    Порядок оформления УПД изложен в Письме ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected]

    Со стороны Продавца

    В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны продавца указывается:

    • должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, а также его подпись с указанием фамилии и инициалов.

    Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:

    • лицо, непосредственно совершившее отгрузку (кладовщик, продавец и т.п.), данный сотрудник заполняет строку 10 УПД
    • лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании (по доверенности или руководитель).

    Со стороны Покупателя

    В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны покупателя указывается:

    • должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, а также его подпись с указанием фамилии и инициалов.

    Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:

    • лицо, непосредственно получившее товар (груз) и (или) уполномоченное на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя, данный сотрудник заполняет строку 15 УПД;
    • лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании (по доверенности или руководитель).

    Ответы на бухгалтерские вопросы

    в ситуации.На предприятии было два человека: директор и главный бухгалтер.Но деятельность не стояла на месте, поэтому приобретались ТМЦ.Документы, которые получали от Контрагентов: УПД и ТОРГ-12.В зависимости от того кто получал ТМЦ, тот и расписывался в документе:ТОРГ-12: в графе: груз принял и груз получил грузополучатель — мог одновременно расписаться главный бухгалтер, получая ТМЦ от Контрагента№1. Получая ТМЦ от Контрагента№2 — мог одновременно директор.УПД: Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял и Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни — мог одновременно расписаться главный бухгалтер, получая ТМЦ от Контрагента№1. Получая ТМЦ от Контрагента№2 — мог одновременно директор.В настоящее время предприятие расширяется на предприятие приняты новые сотрудники. В результате возникла потребность в зав.складе. Как на данный момент может приступить зав.складом и кто теперь должен ставить свою роспись в ТОРГ-12: груз получил грузополучатель. УПД: Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни.И как новый сотрудник должен принять склад.Заранее спасибо за ответ.

    Отвечает Ваш персональный эксперт
    Нормативными актами не разъяснён порядок заполнения строки ТОРГ-12 «Груз получил грузополучатель».

    Вместе с этим первичный документом должен быть подписан лицом (и) совершившим (х) сделку и ответственным (х) за правильность ее оформления (п.2 статьи 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель самостоятельно назначает перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Если руководитель не назначил таких сотрудников, документы он подписывает сам.

    Поскольку в Вашем случае зав. складом является материально-ответственным сотрудником, который фактически осуществляет прием груза, то он должен поставить свою подпись в ТОРГ-12 графе «Груз получил грузополучатель». Для этого руководитель должен выписать доверенность или приказ на право подписи (образец приказа см. ниже в обосновании).

    В строке 18 «Ответственный за правильность оформления хозяйственной жизни» ставят свою подпись руководитель или иное уполномоченное лицо (главный бухгалтер, бухгалтер, зав. склада и т.д.). Если руководитель не передал эти полномочия сотруднику, то он сам должен подписать УПД по данной строке.

    В Законе N 402-ФЗ или в ином нормативно-правовом акте нет прямого указания на то, что нужно составить приказ (или иной локальный документ) для утверждения лица, ответственного за совершение тех или иных операций в организации. Вместе с тем в Приложении N 4 к Письму ФНС подразумевается наличие соответствующего распорядительного документа в организации.

    Таким образом, зав. склада может подписать УПД по данной строке, если оформлен соответствующий приказ или в должностной инструкции зав. склада прописано, что он является ответственным лицом за оформлением операции по приемке товара.

    Из рекомендации
    Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

    Кто может подписывать бухгалтерские документы в организациях

    Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

    Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

    Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим приказом.

    Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

    В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

    Читайте так же:  Ипотека для молодых специалистов

    Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

    Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

    ПРИКАЗ № 32
    об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов

    г. Москва 06.02.2014

    1. Утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласно
    приложению.

    2. Отделу кадров ознакомить с настоящим приказом лиц, поименованных в приложении
    к нему.

    3. Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

    Генеральный директор ______________ А.В. Львов

    С приказом ознакомлены:

    06.02.2014 А.С. Глебова06.02.2014 А.Н. Тихомиров06.02.2014 П.А. Беспалов06.02.2014 В.Н. Зайцева

    к приказу от 06.02.2014
    № 32
    СОГЛАСОВАНО
    Главный бухгалтер
    ___________ А.С. Глебова
    06.02.2014

    Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов


    п/пДолжность,
    Ф. И. О.Наименование
    документовПримечание1Генеральный
    директор,
    Львов А.В.Все документы–2Главный
    бухгалтер, Глебова
    А.С. Все документы–3Заместитель
    генерального
    директора,
    Тихомиров А.Н.Платежные документыЗа генерального
    директора в его
    отсутствие4Заведующий
    складом,
    Беспалов П.А.Товарные накладные на отгрузку товаров–5Старший
    бухгалтер,
    Зайцева В.Н. Платежные документыЗа главного
    бухгалтера в его
    отсутствиеАкты сверок с контрагентами, налоговыми органами
    и органами, осуществляющими контроль за уплатой
    страховых взносов–

    Из правовой базы

    ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected]

    Приложение 3. Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД

    Строка
    [15]Товар (груз) получил/
    услуги, результаты работ, права принялМожет быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).

    Строка
    [18]Ответст-
    венный за правильное оформле-
    ние сделки, операцииДолжность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.

    Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 39, Октябрь 2014

    Справки даем. Северо-Запад

    В универсальном документе покупатель расписывается дважды

    Роман Иванов, эксперт «УНП»

    «…Отгружаем товар через перевозчика. Передали вместе с продукцией два экземпляра универсального передаточного документа. Покупатель вернул второй экземпляр, но его представитель расписался только в строке 18 «Ответственный за правильность оформления…». А в строке 15 «Товар (груз) получил…» стоят прочерки. Надо ли вернуть документ покупателю, чтобы он заполнил строку с прочерками. »

    — Из письма главного бухгалтера Геннадия Ершова, г. Санкт-Петербург

    Да, Геннадий, документ безопаснее вернуть покупателю.

    В строке 15 универсального передаточного документа необходимо записать сведения о получателе товара. Представитель покупателя записывает в ней свою должность и ставит подпись с расшифровкой (фамилией и инициалами). А в строке 18 надо заполнить должность, Ф. И. О. и подпись сотрудника, ответственного за оформление сделки (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/9[email protected]). Если один сотрудник принимает товар и является ответственным, то он ставит свою подпись в двух строках (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Иначе без подписи в строке 15 не ясно, получил покупатель груз или нет. А компания не вправе учитывать первичку, которой оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Поэтому экземпляр стоит вернуть покупателю и попросить заполнить строку 15.

    Из статьи журнала «Учет в сельском хозяйстве» № 2, Февраль 2014

    Внесены изменения в Закон о бухгалтерском учете

    Видео (кликните для воспроизведения).

    что изменилось
    С 1 января 2014 года Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действует в новой редакции.

    комментарий
    В 2014 году ожидается появление первых федеральных стандартов бухгалтерского учета.

    Оформление первичных документов

    Ранее лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий. Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов. При этом у лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен своевременно передать документ для принятия его к учету.

    Организация является покупателем, но грузополучатель — другая организация. От поставщика товар получает водитель грузополучателя по доверенностям, выданным покупателем, а также грузополучателем. Как должны быть заполнены строки 15 и 18 универсального передаточного документа со статусом «1»? Должен ли строку 18 подписывать главный бухгалтер?

    Форма универсального передаточного документа (далее — УПД) предложена к применению хозяйствующим субъектам Федеральной налоговой службой (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/[email protected] «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» (далее — Письмо ФНС)).

    Основные правила заполнения данной формы сводятся к следующему (смотрите Приложение 4 к Письму ФНС):

    — при использовании УПД со статусом «1» в качестве основания для применения права на вычет по НДС необходимо заполнение обязательных реквизитов, установленных п. 5 и п. 6 ст. 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 п. 2 ст. 169 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 28.08.2013 N 03-07-15/35322);

    — при использовании УПД со статусом «1» в качестве первичного документа необходимо наличие обязательных реквизитов, перечисленных в части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

    Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в Приложении 3 к Письму ФНС.

    Заполнение строки 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял»

    Указанный показатель является уточняющим обстоятельства осуществления операции (сделки). По строке 15 может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

    Согласно п. 1 ст. 509 ГК РФ поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

    В случае, когда договором поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям (отгрузочные разнарядки), отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным в отгрузочной разнарядке (п. 2 ст. 509 ГК РФ).

    Читайте так же:  Пособия по безработице порядок назначения и выплаты, размер пособия

    Следовательно, получателем товара может быть как непосредственно сам покупатель, так и грузополучатель, прямо поименованный в договоре поставки либо в отгрузочной разнарядке.

    Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

    Таким образом, в строке 15 указывается должность лица, фактически получающего (принимающего) товар от поставщика, то есть уполномоченного покупателем на получение товара у поставщика. В рассматриваемой ситуации по доверенности уполномоченным покупателем лицом является водитель грузополучателя, который и должен поставить подпись с указанием фамилии и инициалов.

    Заполнение строки 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»

    Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции (сделки) со стороны покупателя. В строке 18 указывают должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. и подписи этих лиц.

    Заметим, если ответственным за оформление сделки является лицо, уполномоченное на получение (принятие) товара (услуги, работ, прав) и поставившее подпись в строке 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял», то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

    Обращаем внимание, согласно пп.пп. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в частности, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи данных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    Таким образом, строка 18 обязательна для заполнения. В рассматриваемой ситуации строку 18 должно подписать лицо (лица), ответственное(-ые) за оформление операции по приемке товара со стороны покупателя.

    Что касается перечня лиц, ответственных за совершение тех или иных операций в организации, то прямого указания на утверждение его локальными документами хозяйствующего субъекта в Законе N 402-ФЗ или в иных нормативно-правовых актах по бухгалтерскому учету нет.

    Вместе с тем в Приложении N 4 к Письму ФНС подразумевается наличие соответствующего распорядительного документа в организации.

    Кроме того, согласно части 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

    В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» при формировании учетной политики утверждаются в том числе:

    — правила документооборота и технология обработки учетной информации;

    — порядок контроля за хозяйственными операциями;

    — другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

    В связи с этим, полагаем, организации целесообразно определить лиц, ответственных за совершение тех или иных сделок и за оформление фактов хозяйственной жизни, утвердив составленный список руководителем. Поскольку организация самостоятельно формирует свою учетную политику (часть 2 ст. 8 Закона N 402-ФЗ), то она не ограничена в порядке определения лиц, ответственных за совершение операций. Это могут быть как конкретные лица (по Ф.И.О.), так и лица, выполняющие определенные функции. Также и сами сделки могут быть сгруппированы по схожим признакам (например отгрузка товаров, оказание услуг и т.п.) или в ином порядке, удобном организации.

    Полагаем, если по внутреннему распорядительному документу организации-покупателя главный бухгалтер является лицом, ответственным за оформление операции по приемке товара от поставщика, то по строке 18 указывается его должность, подпись с указанием фамилии и инициалов. В то же время заметим, главный бухгалтер (бухгалтер) необязательно должен быть лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни. Более того, на основании части 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

    Контроль качества ответа:

    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

    профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

    23 апреля 2014 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

    Кто должен подписывать упд со стороны продавца

    Прочие события за 4–9 июня А вы знали, что сегодня Международный день друзей! Настоящий друг всегда поможет и полезным советом, и делом. Например, мы каждую пятницу публикуем наш еженедельный обзор бухгалтерских событий, чтобы нашим дорогим читателям не приходилось беспокоиться, что они пропустили что-то важное.

    Кто имеет право ставить подписи в упд?

    НК РФ. Указывает, что основанием для принятия к учету сумм НДС является счет-фактура.

    Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус:

      1 — УПД применяется как комплект документов, в т.

    Подписи в упд

    • В строке 15 «Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял» расписывается фактический получатель предмета сделки.
      При этом полномочия подписывающего лица определяются с учетом положений ГК РФ:
    • Либо это сам покупатель, через его ответственное лицо.
    • Либо это грузополучатель, указанный покупателем в договоре или распорядительных документах к нему (ст.

    509 ГК РФ).

    Справочная информация Подписи в УПД УПД ( универсальный передаточный документ) – это специальный первичный учетный документ, который содержит в себе обязательные реквизиты, применяемые к счетам-фактурам и реквизиты, обязательные к указанию в первичных документах организаций. ФНС России рекомендовала УПД в Приложении № 1 к Письму № ММВ-20-3/[email protected] от 21 октября 2013 года.

    Обращаем Ваше внимание, что УПД организациям применять не обязательно, они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства.

    УПД будет содержать следующую информацию : во-первых — кто совершает отгрузку ТМЦ, прав, услуг и работ, во-вторых — кто ответственный за правильное оформление со стороны продавца, в третьих — кто получил ТМЦ (права, работы, услуги) и в четвертых — кто ответственный за правильное оформление непосредственно со стороны покупателя.

    Кто должен подписывать упд со стороны продавца

    Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни («13») Подпись в УПД в данной строке ставит лицо со стороны продавца, которое отвечает за правильное и достоверное оформление сделки или уполномоченный на это работник организации.
    Если указанное лицо совпадает с лицом в строчке «10», то подпись в стр. «13» можно не ставить. Так же не подписывается в этой строке УПД, если совпадет с лицом, которое уполномочено подписывать счета-фактуры за директора (руководителя) и гл. бухгалтера. Товар или груз получил / услуги, результаты работы, права принял («15») Подпись в УПД заполняется работником, который получает товарно-материальные ценности (услуги, работы, права) от лица покупателя либо уполномоченным на это действие лицом. В случае, если лица в строчках «15» и «18» одинаковые, тогда подпись в строке «18» УПД может не ставиться.

    Читайте так же:  Сроки хранения банковских выписок и платежных поручений

    Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения

    Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). От того, правильно ли задокументирована операция, зависят в том числе и ее налоговые последствия.

    [1]

    «Первичка» сейчас

    С 01.01.2013 можно использовать:

    • Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
    • Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

    Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

    Заметим, что обязательными к применению продолжают оставаться формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письма Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700, от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971). Это, например, кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.), утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

    О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций в 2017 году».

    Как было раньше

    До 01.01.2013, в период действия закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, первичные документы требовалось оформлять строго по унифицированным формам. Применение самостоятельно разработанных форм допускалось только в случае отсутствия необходимых форм в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных Госкомстатом России (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ, письмо УФНС России по г. Москве от 16.06.2011 № 16-15/[email protected]).

    Унифицированные формы разрешалось дополнять, но удаление и изменение реквизитов не допускалось (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, письмо Минфина России от 08.07.2011 № 03-03-06/1/414, постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2010 № А05-11672/2009).

    Использование форм, не соответствующих утвержденным в альбомах, зачастую влекло претензии контролирующих органов и налоговые доначисления. Причем судебные инстанции могли поддержать не только налогоплательщика (постановление ФАС Поволжского округа от 11.09.2007 № А65-20084/06-СА1-29), но и налоговиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 13.10.2008 № А13-40/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.12.2007 № Ф04-8299/2007(40634-А81-15)).

    Обязательные реквизиты первичного документа

    Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

    Так, документ должен содержать:

    • наименование документа;
    • дату составления документа;
    • наименование экономического субъекта, составившего документ;
    • содержание факта хозяйственной жизни;
    • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

    О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

    [2]

    Электронные формы документов

    Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

    Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

    Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

    Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

    Данной ответственности подлежат:

    • налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
    • налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

    Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

    Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Ст. 120 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

    Счет-фактуру и накладную можно заменить универсальным передаточным документом

    Федеральная налоговая служба разработала форму, которая объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий совершение хозяйственной операции. Данная форма названа «универсальный передаточный документ» (УПД). Новый бланк, а также рекомендации по его заполнению приведены в письме ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/[email protected] В настоящей статье мы расскажем о том, как правильно составить УПД, а также о том, как инспекторы будут его проверять. Следующий материал будет посвящен отражению этого документа в книге продаж, книге покупок, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, и в регистрах налогового учета.

    Что такое УПД

    В универсальном передаточном документе есть все без исключения реквизиты, которые предусмотрены для бланка обычного счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее — постановление № 1137). В числе прочего, в УПД есть строка 1 «Счет-фактура № ____от ____________». Таким образом, новая форма озаглавлена дважды: первый раз как УПД, второй раз как счет-фактура. Во избежание путаницы мы станем использовать только первое название.

    Кроме того, в УПД есть дополнительные строки и графы, где нужно указывать код товара или услуги по ОКВЭД или ОКУН, данные о транспортировке и передаче груза и некоторые другие показатели.

    Налогоплательщики вправе доработать форму УПД, предложенную в комментируемом письме. Это означает, что компания или предприниматель может добавить любые строки или столбцы по своему усмотрению. А вот удалять обязательные реквизиты счета-фактуры категорически возбраняется. Это подчеркнул Минфин России в письме от 28.08.13 № 03-07-15/35322 (см. «Минфин одобрил введение единого документа, совмещающего в себе функции счета-фактуры и «первички»»).

    Читайте так же:  Признание многоквартирного дома аварийным и подлежащим сносу

    В каких случаях можно применять универсальный передаточный документ

    Сразу оговоримся, что применение универсального передаточного документа — это право, а не обязанность. Другими словами, налогоплательщики могут отказаться от УПД и, как прежде, заполнять отдельно счет-фактуру и отдельно — накладную либо акт.

    Для компаний и предпринимателей, которые решат перейти на универсальный передаточный документ, возможны два варианта.

    Первый вариант подразумевает, что УПД заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ одновременно служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли. Такому документу присваивается статус 1, который нужно указать в специально отведенном поле (оно расположено в верхнем левом углу бланка). Обычный счет-фактура при первом варианте не нужен.

    В настоящий момент УПД со статусом 1 передавать в электронном виде нельзя. Дело в том, что такой документ представляет собой расширенный счет-фактуру, а счета-фактуры могут быть составлены строго по утвержденному формату. Но для универсального передаточного документа формат пока не утвержден.

    Второй вариант подразумевает, что УПД заменят собой только накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ служит исключительно для признания расходов в налоговом учете. Что же касается расчетов по НДС, то для них необходим обычный счет-фактура. При втором варианте универсальному документу присваивается статус 2.

    Несмотря на отсутствие формата, УПД со статусом 2 можно передавать в электронном виде, как и любой неформализованный первичный документ.

    Обратите внимание: вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен. И хотя изначально он предполагался, впоследствии ФНС России такую возможность исключила.

    Добавим, что начать применение УПД можно в любой момент.

    Правила заполнения УПД, заменяющего счет-фактуру и накладную (либо акт)

    В универсальном передаточном документе со статусом 1 строки (1)-(7), а также графы 1-11 необходимо заполнять так же, как в обычном счете-фактуре, то есть в соответствии с постановлением № 1137. При этом для строки (2) «Продавец» и строки (6) «Покупатель» предусмотрены особенности.

    В случае отгрузки товара под продавцами и покупателями понимаются стороны договора купли-продажи или договора поставки (глава 30 ГК РФ). Если в качестве продавца выступает комиссионер, агент или поверенный, то в строке (2) нужно указать комиссионера, агента или поверенного. Если товар передается перевозчику, в строке 6 нужно указать не перевозчика, а покупателя.

    При передаче имущественных прав строки (2) и (6) заполняются в зависимости от содержания сделки. Если это отчуждение исключительного права, то в этих строках следует вписать правообладателя и получателя прав (ст. 1234 ГК РФ). Если это лицензионный договор — то лицензиара и лицензиата (ст. 1235 ГК РФ). При коммерческой концессии указывают правообладателя и пользователя (ст. 1027 ГК РФ), а при переходе прав от кредитора к другому лицу — самого кредитора, а также лицо, к которому права переходят (ст. 382 ГК РФ).

    При оказании услуг строки (2) и (6) также заполняются исходя из содержания сделки. Если это «простые» услуги, то в данных строках следует указать исполнителя и заказчика (ст. 779 ГК РФ), если это транспортная экспедиция — то экспедитора и клиента (ст. 801 ГК РФ). В случае договора комиссии указывают комиссионера и комитента (ст. 990 ГК РФ), в случае агентского договора — агента и принципала (ст. 1005 ГК РФ), а в случае договора поручения — поверенного и доверителя (ст. 971 ГК РФ).

    При передаче результатов выполненных работ в строке (2) надо назвать подрядчика или субподрядчика, а в строке (6) – заказчика или генподрядчика (ст. 702 ГК РФ).

    В случае, когда комиссионер приобрел товар от своего имени, но в интересах комитента, то при передаче товара от комиссионера комитенту строки (2) и (6) заполняются следующим образом. В строке (2) указывают стороннего продавца, а в строке (6) – комитента. Данные правила распространяются и на ситуацию, когда агент передает принципалу товар, купленный для него у стороннего поставщика.

    Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.

    Правила заполнения УПД, заменяющего только накладную (либо акт)

    В универсальном передаточном документе со статусом 2 можно не заполнять поля, которые являются обязательными исключительно для счета-фактуры. Такие строки и столбцы допустимо либо оставить пустыми, либо поставить в них прочерк. Это относится к строке (7) «К платежно-расчетному документу», к графам 6 и 7, предназначенным для суммы акциза и налоговой ставки, и к графам 10, 10а и 11, предназначенным для сведений о стране происхождения импортного товара и таможенной декларации.

    Не исключено, что УПД со статусом 2 будут составлять компании или предприниматели, которые не являются плательщиками НДС. В этом случае графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» заполнять не нужно. Тогда, несмотря на название «счет-фактура», универсальный документ не повлечет за собой обязанности по начислению и уплате НДС.

    Также УПД со статусом 2 могут заполнять комитенты, принципалы и доверители, которые передают свой товар комиссионерам, агентам или поверенным для продажи сторонним клиентам. Такой универсальный документ будет выступать в роли «первички», подтверждающей передачу ценностей без перехода права собственности на них. При этом в строке (8) «Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)» надо указать договор на оказание посреднических услуг. А строки (2), (2а), (2б), (6), (6а) и (6б), предназначенные для сведений о продавце и покупателе, заполнять не нужно.

    Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Рекомендации по заполнению некоторых реквизитов УПД

    Источники


    1. Омельченко, О.А. Всеобщая история государства и права; Остожье; Издание 255-е, 2013. — 576 c.

    2. Саблин, М. Т. Взыскание долгов. От профилактики до принуждения / М.Т. Саблин. — М.: КноРус, 2013. — 400 c.

    3. Правоведение. Шпаргалка. — Москва: ИЛ, 2014. — 892 c.
    Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here